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5 formas de tornar suas reuniões virtuais mais produtivas


Com esse momento do mundo focado em trabalho no home office e reuniões utilizando ferramentas online, desenvolver algumas estratégias para tornar esses momentos mais produtivos é fundamental. Pode parecer que não, mas no virtual, muitas reuniões se tornam mais cansativas que no presencial e isso pode impactar diretamente a qualidade de vida do time.

1 – Reuniões mais curtas

Não adianta querer fazer a reunião do time que levava três horas na sala de reuniões, com a mesma pegada na Internet. O que eu recomendado é não ultrapassar os 50 minutos e se for necessário, faça dois momentos com um intervalo de dez a quinze minutos entre esses períodos.

Se você segue por horas a reunião, você não perde apenas tempo, mas sim o foco das pessoas, que começam a ver e-mails, redes sociais e prestar a atenção em outras coisas.

2 – Tenha um roteiro

Como sugestão nas reuniões virtuais, comece apresentando o objetivo da reunião (o que vai ser definido ao término do encontro), pontue o que deve ser discutido e dê o tom para a reunião (se precisa de participação, peça no começo e reforce o ponto, se precisa de foco e atenção a mesma coisa e assim por diante). Siga o roteiro que foi previamente definido e a cada item completado, procure “ticar” como se fosse uma tarefa completada, isso mostra ritmo e que a reunião está sendo conduzida e não perdida.

3 – Escolha uma tecnologia segura e estável

Existem centenas de softwares que fazem reuniões virtuais, a sua escolha precisa ser um produto em primeiro lugar seguro, fácil de uso, com performance e de preferência que se integre as tecnologias de agenda que você tem (MS Outlook, Google, etc). A minha escolha foi o Webex, da Cisco, que é uma empresa líder no segmento de tecnologia e conectividade no mundo. O Webex tem anos de estrada, é seguro, estável e com todos os recursos que eu preciso. A segurança é um ponto forte da Cisco, comparada a outras empresas e isso realmente faz a diferença, não é a toa que é líder no mercado nas grandes corporações e nesse momento de COVID, transformou o Webex em uma solução para pequenas e médias empresas também, oferecendo o produto gratuitamente. Vale experimentar.

4 – Menos gente e com funções determinadas

Reunião não é curso ou palestra, é um local para pessoas reunidas, tomarem decisões, executarem ações ou colaborarem com seu conhecimento. Se nenhuma dessas três variáveis está presente em um dos participantes, ele nem deveria participar do encontro. Simples. Quanto menos pessoas, menos interrupções e menos tempo perdido. Custa caro a hora das pessoas, por isso, não traga seu departamento todo, selecione uma pessoa para participar e que depois compartilhe os pontos principais com o time, preferencialmente por e-mail, Teams/Slack ou vídeo gravado (e não com outra reunião).

5 – Você precisa mesmo dessa reunião?

Muitas reuniões poderiam ser trocadas por um simples e-mail, conversa no MS Teams ou no Slack, no grupo de whatsapp ou em uma simples conversa telefônica de minutos. Eu sempre gosto de recomendar a dieta de reuniões, tratando esses encontros com certa reverência e notoriedade, para que não sejam banalizados e se tornem um problema.

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