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7 dicas para administrar melhor o seu tempo em 2018


Nós já estamos no final de 2017 e muita gente tem a sensação de que o ano começou ontem e não conseguiu fazer nada (ou quase nada) do que havia planejado. Mas será que o tempo é tão curto assim para vivermos sempre correndo e sequer sentirmos o ano passar?

 

Não, não é!

 

O problema não é a quantidade de horas que temos. O que faz a diferença é o uso dessas horas. Estamos trabalhando cada vez pior, em maior quantidade, com mais estresse e… menos resultados. Isso tudo porque gerenciamos nosso tempo de forma incorreta.

 

Em um ambiente desorganizado e sem planejamento, as chances de você se estressar, ficar sem ânimo para os relacionamentos e, pior ainda, não cuidar da própria saúde são imensamente maiores. E é justamente daí que vem a impressão de que o tempo está correndo mais rápido. Ou seja: a pessoa que não organiza as tarefas acaba virando escrava das circunstâncias e tudo se torna uma urgência. 

 

A solução? Planejamento.

 

Algumas pessoas parecem ter medo dessa palavra, pois acham que é uma tarefa complicada demais ou quase impossível. Meu conselho, portanto, é que você experimente uma nova forma de gestão, adequada à própria maneira de agir e de se organizar. Com isso, irá trabalhar menos, se planejar melhor e ainda conseguir focar no que é realmente importante.

 

Para ajudar, deixo aqui estas sete dicas para você começar a administrar melhor o seu tempo e ter uma rotina mais equilibrada, com melhores resultados na vida profissional e, consequentemente, na pessoal.

 

1 – PLANEJE COM TRÊS DIAS DE ANTECEDÊNCIA

 

É comum pensar e organizar apenas o hoje. E aí mora um grande erro! O ideal é começar olhando ao menos três dias para frente. Se você conseguir organizar uma semana inteira, melhor ainda. Na hora de planejar, avalie a duração de cada atividade e não exagere, pois sempre deve sobrar tempo para eventuais urgências que possam aparecer. Eu garanto: A partir do momento que começamos a pensar com antecedência o tempo sempre será um aliado.

 

2 – ANOTE A SUA PROGRAMAÇÃO

 

TODAS as tarefas devem ser anotadas. Não adianta tentar deixar tudo gravado na cabeça. Afinal, se você não consegue mensurar e visualizar tudo que deve ser feito, fica impossível gerenciar o tempo. Onde você vai anotar seus compromissos, é uma escolha sua: pode ser uma agenda de papel, um aplicativo ou um software. Não importa! A ferramenta ideal é aquela com a qual você mais se identifica. Mas anotar é essencial!

 

3 – AVALIE A AGENDA TODOS OS DIAS

 

De nada adianta escrever as suas tarefas e programação e deixar de lado. Passo importante neste processo é checar diariamente os seus compromisso. Ao fazer isso, você consegue priorizar tudo o que deve ser feito e conferir se existe hora suficiente para cumprir tudo o que foi planejado.

 

4 – CLASSIFIQUE AS TAREFAS

 

Todas as tarefas podem ser distribuídas em uma das esferas da “Tríade do Tempo”:

 

  • Existem as atividades urgentes – o prazo está curto ou acabou;
  • as atividades importantes – que trazem resultado e possuem tempo para serem realizadas;
  • e as atividades circunstanciais – que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo.

 

O foco sempre deve ser sempre priorizar as atividades urgentes a fim de eliminá-las rapidamente. O passo seguinte é aumentar as tarefas importantes, que ajudam a reduzir as urgências e mantém você equilibrado. E, por último, eliminar as circunstanciais, aprendendo a dizer não ou simplesmente excluindo-as da sua rotina.

 

5 – PREPARE-SE PARA OS IMPREVISTOS

 

Como comentei no item 1, é muito importante ter um tempo reservado para possíveis imprevistos e urgências. Ao realizar o planejamento das tarefas, não lote sua agenda de compromissos. Recomendo que você mensure as atividades do seu dia e veja quantas horas tem planejadas X quantas horas disponíveis. Afinal, durante um dia de trabalho podem surgir diversas tarefas urgentes a serem realizadas, que exigirão uma reprogramação da agenda. E colocando esse tempo, você não precisará deixar nenhuma outra tarefa de lado.

 

6 – APRENDA A DIZER NÃO

 

Se você, como muita gente, tem dificuldade em dizer não, sugiro que crie uma lista da clareza. E como fazer isso?

 

Divida a folha em duas colunas. De um lado, liste todas as ações aceitáveis, e, do outro tudo, aquilo que você negará. Por exemplo: na lista do “sim” considere uma viagem no fim de semana, mudar de empresa etc. No lado do “não”, coloque aquele curso não muito interessante ou um evento no dia em que a sua agenda já está cheia. Valem momentos do ambiente pessoal e do profissional. O importante é considerar a sua disponibilidade e vontade de realizar tais atividades. A partir do momento que decidir o que fazer, a posição deverá ser mantida.

No início, pode parecer difícil mas esta é uma atitude pequena e simples que começa dentro de você, reafirma a importância da sua resposta e evita conflitos internos. Ao aprender a montar esta lista, você vai se organizar melhor e criar recursos para dizer a verdade diante de qualquer situação.

 

7 – DELEGUE

 

Apesar de grande parte das pessoas terem um perfil mais centralizador, delegar é de extrema importância. Quanto mais você delega, mais tempo tem disponível. Com isso, você consegue subir na cadeia de trabalho na empresa e na cadeia de produtividade, pois sobra mais tempo para evoluir em outras áreas da vida.

 

Bom, eu espero que essas dicas possam servir para você fazer 2018 passar com muito mais leveza e sentir cada hora do dia. Afinal, o legal não é querer voltar no tempo para reviver os bons momentos, mas sim olhar para trás e ter a sensação de que aproveitou cada minuto da melhor maneira possível.

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