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Agenda de papel, digital, smartphone ou memória?


Eu tenho recebido várias perguntas sobre qual a melhor agenda para registar suas tarefas, compromissos e a estratégia com tecnologias como Outlook, Neotriad, Google, etc

….Procurei nas matérias do seu blog mas não achei nada relacionado a agendas, apenas na matéria do que levar para uma reunião você cita essa anciã. Minha dúvida é o seguinte, todo ano em muitas empresas recebemos aquela bendita agenda, existe alguma utilidade para ela quando agente utiliza o NEOTRIAD para organização pessoal e profissional?  Você utiliza agenda? Como não tenho smartphone entendo que perco a mobilidade do seu sistema, acho que a agenda seria boa nesse caso, levaria para uma reunião anotando compromissos e tarefas e uma vez na minha mesa passaria a limpo esses dados para o NEOTRIAD. Você acha boa essa estratégia ou seria um retrabalho desnecessário? Até porque para esse fim um simples bloco de nota também atenderia não precisando ser uma agenda propriamente dita…”  from Gabriel

Minha opinião mudou ao longo dos anos, quem leu meu livro em 2004 vai ver que eu recomendava utilizar um Planner ou uma Agenda para centralizar suas atividades. Isso tinha a ver com a minha origem na gestão de tempo, com a FranklinCovey e a DayRunner. Eu era tímido a recomendar o uso de celular ou software naquela época, pois achava que as pessoas ia demorar a adotar.oldplanner2

Os tempos mudaram, as pessoas mudaram a tecnologia mudou e hoje eu escancaro que Planners, Agendas, serão coisa do passado em uma década, talvez menos. Com o lançamento do IPad e com o que vai surgir de dispositivos similares nos próximos anos (e softwares que estamos fazendo), quem vai querer uma agenda de papel, se poderá substituir por outra coisa que tenha a mesma “sensação de escrita” só que com mais recursos? Sem dúvida planners vão ficar na história junto com os bips, telex, etc. Eu vou guardar o meu para mostrar aos meus netos.

Existem 3 perfis de pesso as no uso de ferramentas de produtividade:

  • Tradicionais – que adoram agenda, cadernos, planners, etc São as pessoas que precisam escrever suas prioridades. Gerações: Senior, Baby Bommers e X. Os X serão totalmente abduzidos por “Ipads” em breve, os outros vão usar seus planners até a aposentadoria.
  • Mistos – é o perfil predominante nas empresas atualmente e nos próximos anos. É composto por pessoas que usam o Outlook / Notes / Neotriad / etc para agendar compromissos, tarefas, etc mas também usam o caderno para anotações. Gerações: alguns Baby Bommers, X e Y.
    ipadtablet
  • High Techs – São pessoas que não tem mais caderno, usam absolutamente tudo digital. Com o avanço dos netbooks e smartphones eles estão ganhando espaço na sociedade. Gerações: Y e Z.

Não tem um melhor do que o outro, o seu perfil vai ditar as ferramentas que você vai usar. O maior problema de produtividade reside no Misto que fica com diversos “lugares” com prioridades e ai se perde na hora de planejar. Por isso precisa escolher um único ambiente para centralizar pelo menos as tarefas.

Minha mãe usa planners desde 1975, tradicional completa, e a maior prova de que os tradicionais vão migrar para o estilo misto. Ela hoje usa um caderno para suas anotações, agenda (ela é bem tradicional) e Neotriad para tarefas e agenda (replicando a de papel). Ela prometeu que ano que vem fica só com caderno e Neotriad.

Eu sou um misto que migrou para o high tech. Eu não uso mais caderno, planner ou qualquer coisa para anotar na reunião. O que eu uso? Se estiver com ele, meu netbook com o Neotriad Organiza aberto para anotações (ele synca pro Neotriad). Se não estiver com o netbook, uso meu smartphone para registrar os próximos passos. Tudo, absolutamente tudo que preciso fazer vira tarefa no Neotriad (sincronizado ao meu Outlook), quando chego da reunião, antes de ver e-mail ou qualquer outra coisa, transforma as anotações em tarefas se necessário.

Na minha mesa eu tenho um caderno sem pauta (100% folhas brancas) aonde gosto de fazer meus rabiscos de idéias, layouts, mapas mentais e depois vai tudo pro computador.

Quando acompanho executivos é a primeira coisa que vou mudar, as ferramentas. Eu tento abolir a agenda e usar um caderno com esse foco de anotar–>transformar em tarefa ao chegar na mesa. É o primeiro passo passo resultado acontecer. Comparando executivos mais seniores (>55 anos) que só usam planners e um misto, sem dúvida o misto ganha em performance.

E você? Qual é a sua estratégia?

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