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Estratégias para Vencer o Vício do E-mail


O e-mail, sem dúvida, é uma das tecnologias recentes que mais dominou a vida das pessoas. O e-mail é uma unanimidade, praticamente todo mundo tem. A única pessoa que eu conheço que não tem e-mail é meu avô. Tirando ele, não conheço mais.

 

O problema é que o e-mail virou um vício. Para muitas pessoas, ficar sem e-mail por algumas horas dá tremedeira no corpo, quase um processo de abstinência. Nas empresas, o e-mail se tornou o maior ladrão corporativo da produtividade (quase empatado com as reuniões).

 

O uso errado do e-mail é padrão: todo mundo copia todo mundo, volume de e-mails desnecessários, pessoas ansiosas que mandam e-mail e conseguem ligar antes do mesmo chegar, pessoas que usam e-mail para tirar a sua responsabilidade da reta, caixas postais lotadas e muitos outros erros que o e-mail proporciona.

 

Um novo estudo confirma que a forma que você lida com e-mail na sua vida afeta seu estresse e sua performance no trabalho. Pesquisadores de Stanford e da Boston University descobriram que não é a quantidade de e-mails, mas o que você faz com seus e-mails que é o problema. Eles disseram que o que realmente importa não é quantos e-mails você recebe, mas quanto tempo gasta respondendo eles, quanto mais tempo mais estresse.

 

Nosso foco tem de ser na redução do tempo que lidamos com e-mail e para isso existem diversas estratégias. Separei as quatro que considero mais importantes, para você aplicar:

 

• Veja o seu e-mail a cada 2 horas – Se você ficar com seu e-mail aberto a todo o momento, seu tempo com e-mail aumenta, vai aumentar seu nível de estresse e vai fazer você multitarefar. Esse é o pior hábito que o profissional pode ter para perder o controle do seu tempo. Se a coisa for urgente de verdade, as pessoas vão te ligar. Se as pessoas não podem esperar 2 horas para obter uma resposta sua, o seu problema não é e-mail, pense nisso.

 

• Escreva pouco de forma objetiva – As pessoas que recebem minhas respostas já perceberam que eu não escrevo mais do que três ou quatro parágrafos. Se o assunto é longo eu ligo ou agendo pessoalmente, não perco tempo escrevendo. Adotei esse modelo para entrevistas, sempre que possível evito responder via e-mail e faço por telefone. Ninguém mais tem saco e tempo para ler e-mails muito longos, pode reparar que quanto mais longo seu e-mail, mais tempo ele demora a ser respondido.

 

• Meta de ver o branco da Caixa de Entrada – Isso significa que sua “Inbox” deve ter menos e-mails do que a capacidade de 1 tela, para você poder ver o branco que fica quando você tem poucas mensagens. Para isso, nesses horários foque em transformar seus e-mails em tarefas, reuniões, informações (pastas) ou simplesmente em lixo. Nada de trabalhar por e-mail, trabalhe por tarefas priorizadas.

 

•Troque o e-mail por outros meios – A tendência é o e-mail deixar de existir nos próximos anos e isso vai acontecer pelo uso de ferramentas como Messenger, ferramentas de colaboração com um Neotriad, softwares de escritório como o Word online, compartilhamento de documentos, etc. Sempre que possível, pense em como evitar mandar um e-mail através de outra forma de comunicação.

 

O bom uso do e-mail consegue definir o profissional produtivo do improdutivo. Procure pesquisar mais sobre esse assunto, antes que o e-mail vire seu vício e o maior ladrão do seu tempo. Para outras dicas visite nosso portal: www.triadps.com

 

Atualizado em: 27 de fevereiro de 2017

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