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O futuro das reuniões


Falar que as reuniões estão matando a produtividade corporativa não é novidade para ninguém. Em diversas pesquisas que já publicamos na Triad PS e no livro que escrevi sobre esse assunto divulguei dados bem alarmantes, como o que mostra que 2/3 das reuniões que as pessoas participam não tem resultado efetivo.

Eu sou um crítico ao modelo de reuniões que as empresas estão adotando. É reunião por qualquer coisa, a qualquer hora e com quem estiver disponível. Falta decisão, próximos passos e foco no assunto proposto. Não sou contra reuniões, muito pelo contrário, sou a favor de adotar método para reuniões que tragam resultados de fato.

No fundo, o pessoal curte fazer uma reunião. Tem gente que tá com preguiça de trabalhar e olha ao redor se não tem nenhuma reunião acontecendo para se enfiar por lá. Tem líder que convoca reunião para mostrar o novo corte de cabelo ou equipes que fazem reunião semanal e nem mais lembram direito o porquê. Com certeza você conhece exemplos assim.

Muito se fala sobre tecnologia para apoiar a execução de reuniões. Sem dúvida, ajuda muito. Só o fato de você evitar deslocamentos e alocação de salas já economiza muito dinheiro. Semana retrasada, passei alguns dias na sede da Cisco em San José, EUA. A Cisco é líder mundial em hardware e software para reuniões online. Tive a oportunidade de ver os lançamentos, visualizar protótipos, compartilhar experiências e indicadores. Sem dúvida o futuro das reuniões é promissor.

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Eu tirei as fotos acima em uma demonstração do que eles chamam de tele presença imersiva, no qual o funcionário da Cisco de Shangai aparecia em diversos monitores (compondo uma única tela) de corpo inteiro, dando a sensação de estar ao seu lado na sala. A mesma tecnologia permite o compartilhamento de slides e anotações em um quadro branco na tela ou no mobile. O uso desse tipo de tecnologia permitirá por exemplo, sessões de brainstorm e treinamentos com equipes em qualquer lugar do mundo.

Será que com esse tipo de tecnologia venceremos aquela frase típica de que “prefiro olho a olho ao invés da câmera?”. Sem dúvida os passos foram dados para vencer diversos preconceitos e tabus, mas de nada adianta tecnologia sem metodologia.

Sem o correto planejamento, condução e acompanhamento as reuniões sejam presenciais ou virtuais não geram os resultados. O segredo para mudar as reuniões no seu ambiente de trabalho é uma tríade de fatores: tecnologia, metodologia e pessoas. E acho que serão necessárias algumas reuniões para isso acontecer.

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