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O que fazer com clientes não planejados?


Estou de volta por aqui! Após férias maravilhosas, com um monte de novas idéias para implantar, Agenda do CEO para estrear na Você S/A, capa da Revista Época dessa semana baseada em uma nova pesquisa que desenvolvi e um novo livro assando no forno. 2011 começou bem demais!

Para reabrir a temporada de posts desse ano, selecionei uma pergunta que recebi da Mari Peixoto:

“Tralho em uma empresa de terceirização de administração de Pessoal e Folha de Pagamento, para que eu possa cumprir com meu cronograma preciso que meu cliente cumpra com a parte dele. Como posso administrar minhas tarefas se nem sempre meu cliente me entrega as suas no tempo em que havíamos estimado?”

Com certeza esse é um problema que se você ainda não passou, com certeza vai passar na sua vida, seja atendendo clientes externos ou internos. Esse é um daqueles problemas de produtividade que em geral parece que estamos de mãos atadas, mas com algumas estratégias simples, na maioria dos casos é possível minimizar essa dificuldade. Vou resumir seis idéias muito simples sobre essa questão:

1 – Converse sobre o problema – Se o cliente tem esse hábito de atrasos e urgências, nada melhor do que expor o problema de forma solicita, aberta e pedindo uma sugestão dele para minimizar o problema. Deixe-o expor seus pontos de vista e posteriormente, complemente com as suas sugestões.

2- Exponha o Cronograma – Se o cliente está a par do cronograma poderá ver que a NÃO ENTREGA de um item irá impactar o resultado final do projeto. Deixe isso claro no contrato, monitore esses dados e notifique atrasos eventuais.

3 – Seja organizado – Se você não for organizado e planejado, pode ter certeza que o cliente se aproveitará desse ponto fraco. Quanto maior a sua organização, documentação e gestão melhor o exemplo e menores as chances de problemas.

4 – FUP – Follow Up é uma benção divina. Se você planejar com um pouco de antecedência poderá criar um sistema de aviso ao cliente sobre eventuais prazos de tarefas (algo com 1 ou 2 dias de antecedência já é bem funcional). Não é um e-mail de cobrança, é um e-mail de follow up, assim ele não “esquece”.

5 – Descubra padrões – Se não tiver jeito, aprenda a lidar com certos padrões do cliente (eles sempre existem, pode acreditar!). Ele sempre manda tudo por volta das 18h? Na sexta-feira que ele lota você de pedidos? Ele sempre esquece o item X do projeto? Descubra o padrão da urgência e atue de forma preventiva. Você pode, por exemplo, deixar horas reservadas para esses momentos, ou até alocar profissionais para essas atividades.

6 – Psiquiatra ou Rescisão? Se não tem jeito e o cliente te deixa maluco, você tem duas escolhas: fazer um tratamento psiquiátrico para sua loucura ou cancelar o contrato. São duas opções sempre viáveis. Às vezes você fecha uma porta, e quando se vira, descobre um portão gigantesco, nunca se esqueça disso!

Feliz 2011!

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