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Um case de redução de e-mails.


Não precisa ser gênio para entender que o e-mail está matando a produtividade nas empresas. Em vez de produzirem mais, muitos profissionais perdem tempo respondendo centenas de mensagens diárias, muitas delas sem relevância, que lotam suas caixas diariamente. Nossos dados indicam que um profissional gasta de 1 hora até 3 horas por dia na gestão da sua Caixa Postal.

Eu já tratei de algumas soluções para esse problema aqui no post. Se quiser dar uma relembrada, sugiro a leitura desses dois posts:

Mate o e-mail antes que ele mate você!

Estratégias para vencer o vício do e-mail

Tenha uma estratégia para criar pastas de e-mail

Quando falamos do problema de e-mail, muita gente acha que é uma batalha perdida, que não tem jeito, que é um problema que teremos de conviver. Eu acredito o contrário: é possível ter uma vida mais tranquila para toda a empresa no uso do e-mail.

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Resolver a questão do e-mail pode envolver uma série de soluções. Para algumas empresas, o simples fato de treinar as pessoas a usarem melhor seu MS Outlook ou Lotus Notes já ajuda muito. Em outras será necessário implementar uma estratégia de colaboração que troca a gestão de atividades via correio para uma forma mais centralizada, organizada e gerenciável.

Em outros casos será necessário definir uma política tanto de e-mail quanto de gestão do conhecimento ou ainda um sistema de gestão de requisições ou estratégias de rodízio, que também podem minimizar o problema.

Todas as soluções dependem de uma pessoa com poder de decisão e de replicação, dar o primeiro passo. Ter coragem de verdade de enfrentar o problema. Isso sim é difícil.

Recentemente, tivemos um case de sucesso, de um cliente muito especial da Triad PS, a Boehringer Ingelheim, uma das maiores farmacêuticas do mundo. O gestor da área de operações clínicas, Fábio Rodrigues, tomou a decisão de implementar um programa de redução de e-mails. Treinamos a equipe a usar melhor o MS Outlook, compartilhamos boas práticas de e-mail e a área definiu métricas do volume de e-mails. O objetivo era reduzir o numero de mensagens e otimizar a rotina.

O Fábio acompanhou e reforçou as métricas durante todo o trabalho: “Mensalmente, enviava à equipe um gráfico com o status do projeto e conduzia uma reunião de feedback individual, reforçando para os funcionários que o objetivo não era privá-los de enviar e-mails, fiscalizá-los ou simplesmente desmotivá-los e sim otimizar o tempo e produtividade de todos. A iniciativa tornou a equipe mais dinâmica e a estimulou a encontrar soluções criativas para problemas do dia a dia.”

O processo conseguiu reduzir em 30% o volume de e-mails durante um ano, resultando em uma economia de aproximadamente 1,5 mês de trabalho! Bom né? Do cacete, isso sim!

Dá para viver sem e-mail? Não dá, mas é nosso dever, achar soluções para minimizar o seu impacto na nossa rotina. É uma questão de ter mais tempo, de sobrevivência e sanidade nesse mundo que a tecnologia nos torna cada vez mais insanos!

E você? O que sua empresa tem feito para melhorar o uso de e-mails? Compartilhe as dicas!

Até a próxima

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