Ontem fiquei o dia alocado em um cliente para condução de reuniões. Esse cliente já havia sido treinado em nosso treinamento de reuniões de resultado e o objetivo era acompanhar o progresso. Foi muito positivo perceber a mudança na forma que a empresa faz as reuniões atualmente.
A primeira reunião tinha uma apresentação com os objetivos, pauta e o tempo para cada tópico visível a todos os participantes. O condutor agiu com maestria para tornar a reunião objetiva, que acabou terminando 20 minutos antes do previsto. As outras reuniões também tiverem um resultado positivo. É o tipo de trabalho que você acaba aprendendo mais do que ensino, muito legal.
Veja 5 dicas para fazer suas reuniões serem mais produtivas:
1 – Tenha o objetivo e pauta visíveis
Defina o que deve ser alcançado quando a reunião terminar (objetivo) e os itens que ajudarão a tornar isso possível (pauta). Envie aos participantes na convocação e durante a reunião mantenha visível a todo o momento.
2 – Use um cronômetro
Na 25 de março existem cronômetros de até 2h por menos de R$ 30! Controlar o tempo é dever de todos na reunião, quando o tempo fica visível é mais fácil de conseguir manter o controle do tempo.
3 – Conduza a reunião
Escolha uma pessoa para conduzir a reunião, de forma que organize a conversa, as idéias, registre as ações posteriores e corte conversas paralelas.
4 – Não trabalhe na reunião
Se não for uma reunião aonde algum trabalho deva ser feito, mas apenas discutido, não caia no erro de agir durante a reunião, além de tomar tempo acaba perdendo o foco da discussão.
5 – Envie um e-mail de fechamento
Ao terminar a reunião envie um e-mail aos participantes agradecendo a presença e pontuando as principais ideias e ações definidas.
Meu nome é Christian Barbosa, sou empresário, nerd, consultor e palestrante especializado no tema da administração do tempo e produtividade pessoal. Comecei a me interessar por tudo relacionado ao assunto, acabei me tornando instrutor de diversas consultorias do Brasil e exterior para cursos de administração de tempo.
