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Como aproveitar melhor o tempo: 8 técnicas para gerenciar seu tempo

Afinal, como aproveitar melhor o tempo?

Vivemos na época dos sem tempo. Não é difícil perceber que essa constatação é verdadeira em nosso dia-a-dia. Todo mundo vive reclamando que não tem tempo para nada ou que vive correndo.

Mas será que o problema é realmente a falta de tempo ou a qualidade do uso do tempo que temos?

Boa parte das pessoas não tem problemas de falta de tempo, eu diria que para 80% da população a falta de tempo não é um problema. O problema está no uso que as pessoas fazem dele.

Nesse artigo quero compartilhar dicas e insigths valiosos para ajudá-lo a aproveitar bem o seu tempo.

Veja os tópicos que você irá encontrar:

Sumário

Por que o gerenciamento do tempo é importante?

A gestão do tempo é o processo de planejar e controlar quanto tempo você deve gastar em atividades específicas. 

Seja no trabalho, nos estudos ou na vida de modo geral, fazer um bom gerenciamento do tempo pode ajudá-lo a ser mais eficiente, reduzir o stress e ganhar mais tempo para usar em hobbies, atividades pessoais ou até mesmo em descanso.

Ao realizar uma boa gestão do tempo é possível ser mais eficiente no mesmo período de tempo que você usa para executar atividades, levando ao sucesso na carreira e nas demais áreas da vida.

8 dicas de como aproveitar melhor o tempo

Quero compartilhar 8 dicas para você começar a administrar melhor o seu tempo e ter uma rotina mais equilibrada, com melhores resultados na vida profissional e, consequentemente, na pessoal.

1. Repense sua rotina

Comece com essa pergunta. Como você usa seu tempo? Eu defendo que não devemos apenas gerenciar o tempo, mas sim dar sentido ao nosso tempo!

É uma mudança de perspectiva que faz com que suas prioridades estejam alinhadas com aquilo que você realmente deseja para sua vida a curto, médio e longo prazo.

  • Que atividade no dia de hoje fará a diferença para a sua vida nos próximos anos?
  • O que você fez na última semana que você realmente gostou e fez você sentir pleno?
  • O que seus amigos, familiares e filhos estão aproveitando de você no seu tempo disponível?

Se você tem respostas vagas as perguntas acima é hora de começar a rever suas prioridades e colocar mais momentos importantes no seu dia-a-dia. A vida passa rápido demais para quem vive a urgência e a correria.

2. Planeje sua semana

Em um ambiente desorganizado e sem planejamento, as chances de você se estressar, ficar sem ânimo para os relacionamentos e, pior ainda, não cuidar da própria saúde são imensamente maiores. E é justamente daí que vem a impressão de que o tempo está correndo mais rápido.

Ou seja: pessoa que não organiza as tarefas acaba virando escrava das circunstâncias e tudo se torna uma urgência. 

É comum pensar e organizar apenas o hoje. E aí mora um grande erro! O ideal é começar olhando ao menos três dias para frente. Se você conseguir organizar uma semana inteira, melhor ainda.

Na hora de planejar, avalie a duração de cada atividade e não exagere, pois sempre deve sobrar tempo para eventuais urgências que possam aparecer.

Eu garanto: A partir do momento que começamos a pensar com antecedência o tempo sempre será um aliado.

3. Use uma agenda

TODAS as tarefas devem ser anotadas. Não adianta tentar deixar tudo gravado na cabeça. Afinal, se você não consegue mensurar e visualizar tudo que deve ser feito, fica impossível gerenciar o tempo.

Onde você vai anotar seus compromissos, é uma escolha sua: pode ser uma agenda de papel, um aplicativo ou um software. Não importa! A ferramenta ideal é aquela com a qual você mais se identifica.

Mas anotar é essencial!

4. Classifique suas tarefas

Todas as tarefas podem ser distribuídas em uma das esferas da “Tríade do Tempo”:

  • As atividades urgentes – o prazo está curto ou acabou;
  • As atividades importantes – que trazem resultado e possuem tempo para serem realizadas;
  • As atividades circunstanciais – que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo.

O foco sempre deve ser sempre priorizar as atividades urgentes a fim de eliminá-las rapidamente. O passo seguinte é aumentar as tarefas importantes, que ajudam a reduzir as urgências e mantém você equilibrado. E, por último, eliminar as circunstanciais, aprendendo a dizer não ou simplesmente excluindo-as da sua rotina.

5. Elimine atividades circustanciais

Atividades circunstanciais são aquelas que não trazem resultados para sua vida pessoal ou profissional. São atividades que fazem você desperdiçar seu tempo. Como exemplo, podemos citar as reuniões desnecessárias, spams, internet sem foco, TV em excesso, trânsito, fofoca no café da empresa, etc.

É importante salientar que cada pessoa pode classificar como circunstancial diferentes atividades, já que os resultados conquistados nas atividades são individuais e dependem da definição de missão, dos seus papéis e outros diversos fatores.

Por exemplo, para um homem ir ao shopping pode ser extremamente circunstancial, assim como assistir o futebol na quarta-feira para algumas mulheres.

6. Aprenda a dizer não

Se você, como muita gente, tem dificuldade em dizer não, sugiro que crie uma lista da clareza. E como fazer isso?

Divida a folha em duas colunas. De um lado, liste todas as ações aceitáveis, e, do outro tudo, aquilo que você negará. Por exemplo: na lista do “sim” considere uma viagem no fim de semana, mudar de empresa etc. No lado do “não”, coloque aquele curso não muito interessante ou um evento no dia em que a sua agenda já está cheia. Valem momentos do ambiente pessoal e do profissional.

O importante é considerar a sua disponibilidade e vontade de realizar tais atividades. A partir do momento que decidir o que fazer, a posição deverá ser mantida.

No início, pode parecer difícil mas esta é uma atitude pequena e simples que começa dentro de você, reafirma a importância da sua resposta e evita conflitos internos. Ao aprender a montar esta lista, você vai se organizar melhor e criar recursos para dizer a verdade diante de qualquer situação.

7. Prepare-se para imprevistos

É muito importante ter um tempo reservado para possíveis imprevistos e urgências. Ao realizar o planejamento das tarefas, não lote sua agenda de compromissos.

Recomendo que você mensure as atividades do seu dia e veja quantas horas tem planejadas X quantas horas disponíveis.

Afinal, durante um dia de trabalho podem surgir diversas tarefas urgentes a serem realizadas, que exigirão uma reprogramação da agenda. E colocando esse tempo, você não precisará deixar nenhuma outra tarefa de lado.

8. Avalie sua agenda todos os dias

De nada adianta escrever as suas tarefas e programação e deixar de lado. Passo importante neste processo é checar diariamente os seus compromisso. Ao fazer isso, você consegue priorizar tudo o que deve ser feito e conferir se existe hora suficiente para cumprir tudo o que foi planejado.

9. Viva o presente

Além de planejar, é preciso que você tenha qualidade no uso do seu tempo, o que significa aproveitar o tempo presente de forma focada.

Quando estiver com seus filhos ou família, esteja com eles de verdade. Não fique com eles e ao mesmo tempo com a atenção focada na televisão. Quando estiver trabalhando, feche seu e-mail, seu navegador e outros programas para ter atenção total ao que está fazendo.

Além dessas 9 dicas, quero compartilhar um link de um vídeo que pode ser útil na hora de planejar seu dia para ter mais tempo: https://youtu.be/XzpJ9ukJKd8

Como aproveitar melhor o tempo de estudo

Há muitas coisas que um estudantes podem fazer para ter um tempo de estudo bem sucedido. Aqui estão algumas dicas sobre como aproveitar melhor o tempo de estudo:

  1. Faça um cronograma de estudos e mantenha-se fiel a ele
  2. Encontre um lugar tranquilo para estudar onde você não será perturbado
  3. Concentre-se em seus estudos e afaste todas as distrações
  4. Faça pausas e reserve um tempo para relaxar, mas certifique-se de definir um cronômetro para voltar aos estudos
  5. Durma o suficiente – estar descansado ajuda você a se concentrar melhor
  6. Coma alimentos saudáveis e beba muita água – uma dieta nutritiva ajuda seu cérebro a funcionar melhor
  7. Finalmente, não se esqueça de recompensar a si mesmo por cumprir sua agenda de estudos!

Como aproveitar melhor o tempo no trabalho

Chegou na empresa, está cheio de prioridades para fazer, como administrar o tempo no trabalho, diante do mar de atividades?

1 – Liste tudo que deve ser feito no dia de hoje e apenas no dia de hoje (se algo deve ser feito em outro dia anote no dia específico). Isso inclui revisar seu e-mail e transformá-los em atividades.
2 – Classifique as atividades em Importantes (coisas com tempo de serem feitas e que trazem resultados para sua vida); Urgentes (que o tempo acabou); Circunstanciais (que você não quer fazer, que são desperdício de tempo ou desncessárias).
3 – Calcule quanto tempo cada item da sua lista demora para ser feito.
4 – Olhe para os circunstanciais, eles podem ser deletados da sua lista, delegados ou esquecidos sem culpa? Então faça!
5 – Ordene os itens numericamente de acordo com a prioridade de execução, começando por coisas rápidas e simples, depois as urgentes e depois as coisas importantes.

Deixe um espaço de tempo de 2-3 horas para coisas imprevistas ou esquecidas e qualquer coisa nova acrescente na lista!

Como aproveitar melhor o tempo com a família

Há muitas maneiras de aproveitar ao máximo o tempo com sua família. Uma maneira é fazer um plano de como vocês vão passar seu tempo juntos. Veja algumas ideias:

Como aproveitar tempo com filhos

Uma maneira de aproveitar o tempo com seus filhos é fazer atividades divertidas juntos. Isto pode incluir coisas como jogar, praticar algum esporte ou assistir a filmes. Também pode incluir programas especiais, como ir a um parque, a um museu ou a um restaurante.

Além disso, você pode passar o tempo conversando com eles. Pergunte sobre seu dia na escola, no que eles estão interessados, ou seus planos para o futuro. Você também pode perguntar a eles sobre seus pensamentos e sentimentos sobre vários tópicos do universo deles.

Como aproveitar tempo com esposa

Passar tempo de qualidade com seu cônjuge pode ser tão importante quanto passar tempo de qualidade com seus filhos. Uma maneira de aproveitar o tempo com seu cônjuge é fazer atividades divertidas em conjunto. Isto pode incluir coisas como

Uma maneira de aproveitar o tempo com seu cônjuge é apresentar idéias de programas românticos para fazer juntos. Isto pode incluir coisas como fazer um piquenique, dar um passeio na praia ou cozinhar uma refeição juntos. Também pode incluir eventos especiais, como ir a um concerto ou a uma peça de teatro.

Como aproveitar melhor o tempo livre

Há muitas maneiras de aproveitar ao máximo o seu tempo livre. Uma maneira é usar seu tempo livre para fazer coisas que realmente importam, tais como passar tempo com a família e amigos, ou fazer algo que você ama. Outra maneira de aproveitar ao máximo seu tempo livre é usá-lo para aprender coisas novas ou melhorar a si mesmo de alguma forma.

Erros que acabam com o seu tempo

Às vezes você tem a sensação de que o seu tempo está indo pelo ralo? Muitas pessoas que eu conheço se sentem assim.

Parece que estão sempre sobrecarregadas pelas demandas da vida. Elas estão ficando cada vez mais ocupadas e deixando seus sonhos de lado.

É muito comum encontrar este tipo de pensamento:

  • Assim que eu conseguir um novo emprego, vou ter algum tempo para respirar;
  • Assim que os meus filhos crescerem, vou ter algum tempo para mim;
  • Assim que eu terminar este trabalho atual, vou poder dedicar tempo para um projeto pessoal.

Mas o tempo passa. Novas demandas aparecem. E, logo, uma situação aparentemente passageira vai se tornando permanente.

Por isso, tome cuidado com os 5 erros básicos que podem estar engolindo o seu tempo e impedindo você de aproveitar melhor o seu tempo.

Erro #1 – Achar que não tem tempo

Começamos a semana com 168 horas, mas nunca parece o suficiente, não é mesmo? Trabalho, família, religião, exercícios, lazer… como podemos dar conta de tudo isso.

A verdade é que a grande maioria das pessoas se queixa de não ter tempo suficiente. Porém, se você se identificou com isso, eu tenho uma notícia importante: você está se concentrando na coisa errada!

O problema não é que temos pouco tempo para viver, mas que desperdiçamos muito tempo fazendo as coisas erradas.

A mais lamentável de todas as perdas é a perda do tempo. – Philip Chesterfield

Tudo é uma questão de percepção em nosso cérebro. Se você fica alardeando para todo mundo que está correndo, que não tem tempo ou que vive estressado, esse será seu padrão de realidade.

Se você quer começar a ter mais tempo, primeiro mude a forma como expressa isso no seu dia a dia. Você perceberá que, na verdade, você tem tempo sim. Só que às vezes não enxerga isso, porque acaba se bloqueando.

Experimente, durante os próximos dez dias, mudar o discurso e observar com mais propriedade os momentos que tem para você.

Erro #2 – Não ter tempo para você

Se eu estou dizendo que não tenho tempo pra nada, como posso ter tempo para mim mesmo?

Se você não se coloca na agenda, o que vai acontecer é que sua energia, sua disposição, sua motivação serão drenadas e com isso, você terá menos foco, produtividade e concentração para executar suas atividades.

Quando estiver mais esgotado, mais cheio de atividades é nesse momento que precisa acrescentar algo que só você pode fazer por você: um esporte, um hobby, uma meditação, um filme etc.

Sem tempo si mesmo, você perde energia, vitalidade, vontade de executar suas ações diárias, fica mais cansado e sem pique. Atividades simples começam a demorar muito mais e fazem você perder ainda mais tempo.

Coloque-se na agenda, pelo menos uma vez por semana. Institua essa boa prática e veja os benefícios. Pode ser uma simples quick-massage na hora do almoço a algum hobby que você ame praticar, mas faça sempre algo por você.

Erro #3 – Excesso de planejamento

Quem planeja demais acaba perdendo a flexibilidade, a espontaneidade, a liberdade… e o tempo!

Eu sou totalmente favorável a fazer planejamento, desenvolver metas e ter uma visão de longo prazo, mas não é necessário ter uma visão tão precisa na qual você planeja os mínimos detalhes.

Uma vez eu conheci um cara que fazia o seu planejamento no excel e tinha planilha para planejar absolutamente tudo: tinha planilha pra corrida, para bike, para nutrição, planilha financeira, planilha para o tempo dele, planilha para as metas… cara, que loucura!

Planejar é fundamental, essencial e é algo que você deve fazer constantemente. Porém, excesso de planejamento pode ser um jeito fantasioso de procrastinar.

Um exemplo clássico pode ser observado quando a pessoa fica o dia inteiro em reuniões, mas havia planejado umas seis tarefas para fazer no mesmo dia.

Em que horário ela irá fazer isso? Vai roubar tempo pessoal? Um dia ou outro, tudo bem. O problema é quando isso se torna um hábito.

Planeje, mas com bastante consciência das suas capacidades de execução.

Erro #4 – Negligenciar água e alimentação

Será que você tem energia para fazer as coisas que precisam ser feitas? Falta de energia e cansaço podem reduzir a sua tolerância ao estresse, o seu foco, a sua imunidade e, por fim, o seu engajamento.

Nos últimos anos, devido ao livro “Equilíbrio e Resultado” e algumas pesquisas que estou participando, descobri como coisas simples fazem a diferença para aumentar nossa produtividade.

Tomar mais água ao longo do dia, por exemplo, ajuda na sua concentração, no seu foco e execução. A quantidade ideal, eu não posso dizer, cada um tem uma necessidade específica, afinal, até água em excesso faz mal.

Outra questão é a alimentação. Aquela história de comer de três em três horas realmente é muito funcional, ajuda tanto quanto a água.

Não acredite em mim, faça um teste: durante dez dias, deixe uma garrafa de água e algo saudável para que você possa comer ao longo do dia quando sentir fome ou que precisa de algum nutriente. Veja a diferença de ter esse bom hábito e de não tê-lo.

Vale a pena agendar uma consulta com um nutricionista ou nutrólogo para definir uma dieta mais equilibrada.

Erro #5 – Não aproveitar o tempo que parece inútil

O trânsito não está fácil em quase todas as cidades brasileiras. Temos também diversos momentos de espera em clientes, consultórios, filas etc.

Enfim, temos um monte de tempo que teoricamente não poderíamos fazer nada, mas se pararmos para pensar ele pode ser muito útil. Eu recomendo você aproveitar todo esse tempo.

No carro, por exemplo, você pode comprar áudio livros, CDs de curso de inglês, espanhol ou até mesmo baixar o MP3 de vídeoaulas que você veria pela Internet.

Você pode andar com um caderninho ou tablet e na sala de espera do médico começar a rascunhar os passos para o seu objetivo.

Sempre temos algum tempo que parece desperdiçado. Comece a observar esses momentos e encaixar algo produtivo neles.

Atitudes que fazem você perder tempo

Os principais erros na verdade são faltas ou negligências que são feitas na organização de nosso tempo. As mais comuns são:
1 – Não anotar suas prioridades e afazeres em uma ferramenta (agenda, smartphone, caderno ou Outlook);
2 – Não planejar seu dia diário com antecedência mínima de 3 dias;
3 – Não priorizar o dia de trabalho e sair fazendo o que aparece primeiro
4 – Deixar o e-mail aberto a todo momento sendo interrompido constantemente
5 – Deixar as coisas importantes se tornarem urgentes
6 – Criar várias agendas e não sincronizá-las
7 – Aceitar atividades de ouvido e esquecer de anotá-las
8 – Não priorizar VOCÊ na agenda!
9 – Não dizer NÃO
10 – Acreditar que tudo pode ser feito.

Administrar melhor o tempo é uma prática

Muita gente tem a sensação de que o ano começou ontem e não conseguiu fazer nada (ou quase nada) do que havia planejado. Mas será que o tempo é tão curto assim para vivermos sempre correndo e sequer sentirmos o ano passar? Não, não é!

O problema não é a quantidade de horas que temos. O que faz a diferença é o uso dessas horas. Estamos trabalhando cada vez pior, em maior quantidade, com mais estresse e… menos resultados. Isso tudo porque gerenciamos nosso tempo de forma incorreta.

É a mente que cria o seu tempo. A forma como você toma decisões, lida com problemas e escolhe prioridades pode liberar ou engolir o tempo que você tem ou te fazer aproveitar melhor o tempo.

Chega de desculpas! O mundo está cheio delas, não seja mais um.

Comece a aproveite melhor o tempo trablhando para evitar os 5 erros que eu apresentei neste artigo.

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