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Descubra 5 formas de definir prioridades quando tudo é urgente

Não sabe como definir prioridades?

Seja com seu chefe, colega de trabalho ou cliente é importante ter clareza de quais são as prioridades para evitar situações de estresse e realizar com clareza tudo que deve ser feito. Caso contrário, tudo vira urgente e você acaba se perdendo.

Na experiência que estou fazendo de acordar mais cedo, para aumentar o nível de resultado, é nítido nos comentários das pessoas que estão aderindo à experiência que eles conseguem melhorias, pois simplesmente nessa hora adicional eles focam em prioridades reais, sem ninguém atrapalhar.

Veja os tópicos que irei abordar:

Sumário

Por que é importante definir prioridades?

Durante a jornada de trabalho, muitas vezes as tarefas são priorizadas (ou não) de acordo com as necessidades dos outros ou com o imediatismo dos prazos.

Isso também pode acontecer em nossas vidas pessoais, com tempo limitado gasto em atividades que são realmente importantes e mais energia gasta sendo “ocupada”.

Priorizar tarefas de forma eficaz – com intenção e de acordo com objetivos futuros – pode mudar isso, garantindo que cada tarefa que você aborda gere valor e evitando que tarefas sem importância atrapalhem sua lista de tarefas.

5 passos de como definir prioridades

Selecionei 5 formas de você negociar e estabelecer prioridades. Claro que o assunto não termina aqui, mas é bom começo.

1 – Tenha controle do seu dia

Não adianta querer priorizar se você não tiver um planejamento, são coisas ligadas, mas que acontecem em uma ordem. Primeiro eu preciso puxar da cabeça tudo que tenho para fazer, depois eu planejo isso nos próximos 3-5 dias e ai eu priorizo diariamente o que deve ser feito primeiro e depois. Se você não sabe o que deve fazer e ficar apenas recebendo e-mails ou lembranças te dando ordens do que fazer você não vai conseguir priorizar de forma eficaz.

2 – Antecipe ao máximo

Sempre que possível não espere a prioridade virar urgência para fazer. Quanto mais antecedência você tiver, mais flexibilidade terá na hora de definir o momento certo de execução. Adiar uma prioridade que tem prazo para um momento de melhor performance pessoal é super saudável, o problema é quando você tem de fazer a prioridade porque é o limite da entrega.

3 – Negocie prioridades antes de serem urgências

Se você sabe que algumas prioridades dependem de terceiros, não espere que eles lembrem da prioridade na ultima hora. Você não pode mudar o modo das pessoas se planejarem, mas o seu planejamento pode inferir na boa produtividade de toda a equipe. Pequenos e-mails de lembrete ou de oferecimento de ajuda ajudam a relembrar a tarefa.

4 – Negocie com seu chefe

Eu não aceito quando delego uma tarefa e a pessoa simplesmente retorna: “não dá pra fazer”. Não dá por que? Quais as prioridades? É bem diferente quando eles chegam e falam: “eu estou com essas prioridades na semana, o que você acha que deve ser priorizado?”.

O líder tem de saber o que é prioritário, ele junto com você pode negociar as prioridades e os prazos. Haverá dias que vai precisar de “tempo extra”, mas na maior parte dos casos deverá ser possível ajustar.

5 – Negocie com base no resultado

Se tiver dúvidas do que deve ser priorizado, eu sugiro “elevar” o questionamento para as metas, momento, visão ou missão da empresa. Precisa aumentar o faturamento? Priorize as atividades de faturamento. Precisa aumentar a qualidade de serviço? Priorize o atendimento ao cliente.

Priorizar significa dar uma ordem de execução, não esquecer a atividade, por isso saber o momento certo de fazer se torna imprescindível nessa decisão.

Dicas rápidas para uma priorização eficaz

À medida que você percebe a necessidade de priorização adequada, de repente pode parecer mais complicado – e mais indutor de estresse – do que criar uma simples lista de tarefas. As principais estratégias mencionadas acima estão resumidas abaixo, para ajudá-lo a definir suas prioridades com intenção. 

  • Anote tudo: as tarefas pessoais e de trabalho devem ser capturadas em um só lugar.
  • Avalie as metas de longo prazo: considere suas metas maiores de longo prazo e o trabalho que você precisa fazer para alcançá-las. 
  • Divida metas maiores: para entender como atingir suas metas de longo prazo, divida-as em conquistas anuais, mensais e semanais. 
  • Crie prazos claros: dê a si mesmo visibilidade total dos prazos e crie prazos para si mesmo quando nenhum for formalmente necessário. 
  • Empregar o método urgente versus importante: Priorize tarefas urgentes e importantes; definir um horário específico para trabalhar em tarefas não urgentes importantes; e delegar ou remover todas as outras tarefas. 
  • Crie uma lista diária: Anote três tarefas importantes que devem ser feitas naquele dia. Essas tarefas devem sempre estar relacionadas aos seus objetivos futuros maiores.
  • Evite distrações: evite intencionalmente tarefas concorrentes, especialmente à medida que a dificuldade da tarefa aumenta. 
  • Considere o esforço: quando sua lista de tarefas estiver se tornando excessiva, priorize de acordo com o esforço e passe por essas tarefas mais fáceis mais rapidamente.

Conclusão

Não importa quão bem você priorize, há muito o que você pode alcançar em um dia, e certas distrações são impossíveis de evitar.

Lembre-se, o objetivo da priorização é gastar tempo trabalhando nas tarefas importantes, aquelas coisas que farão a diferença a longo prazo e o levarão na direção certa. Quando a priorização é bem tratada, você se sentirá menos reativo e mais focado e intencional. 

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