Pular para o conteúdo
Início » Como organizar a caixa de email: 4 dicas infálives

Como organizar a caixa de email: 4 dicas infálives

Saber como organizar a caixa de email corretamente pode ajuda-lo a aumentar a produtividade e ter uma rotina de trabalho mais organizada.

Além do excesso de e-mails que temos em nosso dia-a-dia, um problema frequente é que não conseguimos achar um e-mail quando precisamos dele.

Temos pastas demais e pouca organização na hora que realmente precisamos.

Neste artigo quero compartilhar algumas dicas de como organizar sua caixa de entrada de email.

Veja os tópicos que iremos abordar:

Sumário

Por que organizar os emails?

De acordo com um estudo realizado pelas Universidades de Glasgow e Paisley, mais de um terço dos trabalhadores afirmam que se sentem “estressados” pelo número de emails que recebem durante o trabalho e pela pressão para respondê-los, segundo a pesquisa.

Apenas 38% dos trabalhadores pesquisados se sentiam à vontade para esperar um dia ou mais antes de responder a um email, segundo o estudo feito com 200 pessoas.

De acordo com os pesquisadores as mulheres são as que mais sofrem as consequências desse tipo de atividade frenética de e-mails.

Claro que em algumas áreas como vendas, call center, suporte técnico, etc. o e-mail é a função primordial do trabalho, nesses casos não tem jeito, tem de grudar no e-mail e tentar ser o mais produtivo possível.

Nos outros casos é possível ter maior controle do e-mail com algumas estratégias simples e mais do que isso: uma postura diferente.

Como organizar sua caixa de entrada de emails

Caixa de entrada tem uma relação direta com sua lista de afazeres: cada e-mail é uma ação a ser feita!

Por isso, para começar eu recomendo que as pessoas tenham no máximo 25 e-mails na sua caixa de entrada, itens que estão sendo trabalhados ou que estão aguardando terceiros.

O resto? Transforme em tarefas, compromissos ou arquive. Veja como:

1 – Crie pastas

Na metodologia Tríade recomendo uma estratégia para organização de pastas chamada Taxonomia Pessoal, que consiste em ter poucos níveis principais e a partir deles abrir em mais pastas.

Essa estratégia deve ser replicada em outros ambientes como nas pastas Meus Documentos, nos seus arquivos físicos, etc.

Crie suas pastas principais com base em “macro-assuntos”, tente não ultrapassar o limite de 10-12 pastas na Vertical e detalhe os “micro-assuntos” (na horizontal) dentro dessas pastas.

2 – Revise suas pastas

Revise constantemente suas pastas, caso a pasta e seus itens não foram utilizados por mais de 5 anos, delete a pasta ou mova-a para um “arquivo morto”.

3 – Divida sua caixa de entrada por cliente ou projeto

Se você lida com clientes ou projetos, é válido criar uma pasta para cada cliente ou projeto independente. Facilita o arquivamento e agiliza a localização.

4 – Evite pastas com nome de pessoas

Evite pastas com nomes de pessoas, pois se a pessoa sair da empresa ou mudar de área a pasta exigirá um nível maior de manutenção. De preferência a pastas com “assuntos” ao invés de “pessoas”.

Regras para organização de email corporativo

Confira 3 regras de como melhorar sua gestão da caixa de entrada de emails corporativos:

Caixa de entrada é lista de prioridades

Pense que cada e-mail que você possui tem uma grande chance de ter alguma ação atrelada a ele. Você deve armazenar na sua Caixa de Entrada apenas e-mails que está trabalhando ou que estão aguardando terceiros.

Todo restante deve ser armazenado em uma pasta, virar uma tarefa ou um compromisso. Cada vez que entrar no seu e-mail faça essa “limpeza” ou “processamento” como prefiro chamar.

Tudo que vai, pode voltar

Seja coerente ao escrever e responder e-mails, cada e-mail que você envia pode voltar de forma improdutiva. Para isso evite copiar todos na resposta, escreva de forma curta e objetiva e especifique o que deve ser feito com seu e-mail.

Use a função de “regras” do email

Você pode e deve criar regras para e-mails que são informativos, como malas diretas, newsletters, comunicados e etc que não exigem ações específicas, apenas uma nova informação.

Muitas pessoas abusam do recurso de regras e acabam por multiplicar seus pontos de entrada de e-mails, quando por exemplo você cria uma regra para mover um e-mail de uma determinada pessoa para uma pasta, com isso você tem de ver a Caixa de Entrada e também as outras pastas.

Estratégia de gestão de emails para ganhar produtividade

Um novo estudo confirma que a forma que você lida com e-mail na sua vida afeta seu estresse e sua performance no trabalho.

Pesquisadores de Stanford e da Boston University descobriram que não é a quantidade de e-mails, mas o que você faz com seus e-mails que é o problema.

Eles disseram que o que realmente importa não é quantos e-mails você recebe, mas quanto tempo gasta respondendo eles, quanto mais tempo mais estresse.
 
Nosso foco tem de ser na redução do tempo que lidamos com e-mail e para isso existem diversas estratégias. Separei as quatro que considero mais importantes, para você aplicar:

Veja o seu e-mail a cada 2 horas

Se você ficar com seu e-mail aberto a todo o momento, seu tempo com e-mail aumenta, vai aumentar seu nível de estresse e vai fazer você multitarefar.

Esse é o pior hábito que o profissional pode ter para perder o controle do seu tempo. Se a coisa for urgente de verdade, as pessoas vão te ligar. Se as pessoas não podem esperar 2 horas para obter uma resposta sua, o seu problema não é e-mail, pense nisso.

Escreva pouco de forma objetiva

As pessoas que recebem minhas respostas já perceberam que eu não escrevo mais do que três ou quatro parágrafos. Se o assunto é longo eu ligo ou agendo pessoalmente, não perco tempo escrevendo. Adotei esse modelo para entrevistas, sempre que possível evito responder via e-mail e faço por telefone.

Ninguém mais tem saco e tempo para ler e-mails muito longos, pode reparar que quanto mais longo seu e-mail, mais tempo ele demora a ser respondido.

Limpe a caixa de entrada

Isso significa que sua “Inbox” deve ter menos e-mails do que a capacidade de 1 tela, para você poder ver o branco que fica quando você tem poucas mensagens. Para isso, nesses horários foque em transformar seus e-mails em tarefas, reuniões, informações (pastas) ou simplesmente em lixo. Nada de trabalhar por e-mail, trabalhe por tarefas priorizadas.

Troque o e-mail por outros meios

A tendência é o e-mail deixar de existir nos próximos anos e isso vai acontecer pelo uso de ferramentas como Messenger, ferramentas de colaboração com um Neotriad, softwares de escritório como o Word online, compartilhamento de documentos, etc.

Sempre que possível, pense em como evitar mandar um e-mail através de outra forma de comunicação.

Hora de organizar!

Se você tem uma estratégia eficiente de pastas e rapidamente acha o que procura, provavelmente terá vantagens localizando seus e-mails por pastas.

Agora se você precisa ficar “fuçando” as pastas para encontrar um e-mail, vai perder mais tempo do que utilizar o recurso de localizar do seu software de e-mail ou do Windows/MacOs.

Uma pesquisa da IBM mostrou que uma pessoa gasta em torno de 58 segundos localizando e-mails em pastas (sem uma estratégia de organização bem definida) ao invés de 17 segundos quando utiliza o recurso de pesquisar.

Se você tem um grande volume de e-mails na sua caixa de entrada, reserve um tempo para organizar seus emails. Se algo pode ser feito ainda hoje faça, mesmo que isso signifique hora extra.

FAQ

0 0 votos
Article Rating
Se inscrever
Notify of
guest
8 Comentários
Mais votado
Mais novo Mais antigo
Comentários em linha
Ver todos os comentários

Acabe com a PROCRASTINAÇÃO e comece a ter resultados em sua vida!

X