Saber como ser mais produtivo é um desafio comum de muitos profissionais. Isso porque, não é nada incomum ver pessoas que começam o dia já abarrotadas de trabalho e ao chegar o fim do dia não conseguiram concluir sequer a metade das pendências.
As causas para esse problema são várias, mas quase sempre está relacionado à gestão de tempo, ou seja, o quanto organizamos o nosso dia para dar conta das inúmeras tarefas. E isso não só inclui o trabalho, como também estudos, família e o autocuidado (alimentação, saúde, bem-estar, etc).
Mas não há porque se desesperar, com o uso de algumas estratégias e adoção de bons hábitos ao cotidiano é possível ser mais produtivo em diversos aspectos da vida.
Neste artigo separamos 13 dicas para te ajudar a ser mais produtivo na vida!
Veja os temas que iremos abordar:
Sumário
- O que é produtividade
- Como ser mais produtivo: A Tríade do Tempo
- Como ser mais produtivo no home office
- Como ser mais produtivo nos estudos
- FAQ – Perguntas Frequentes
O que é produtividade
Podemos dizer que produtividade está relacionada com a otimização do trabalho e organização das nossas atividades, sejam pessoais, profissionais ou acadêmicas.
O conceito de produtividade se refere à eficiência de recursos. É o famoso “fazer mais por menos”, com otimização e organização das tarefas e processos envolvidos.
Mas, se olharmos o significado de produtividade no dicionário da língua portuguesa é: “característica ou condição do que é produtivo; capacidade de produzir”.
Muitas pessoas acabam caindo na tendência de buscarem por fórmulas mágicas para fazer mais com menos e muitas vezes acabam se frustrando. Por isso, elaboramos esse artigo de como ser mais produtivo de forma eficiente e com base em metodologias já validadas.
Como ser mais produtivo: A Tríade do Tempo
A Tríade do Tempo é uma metodologia que defende a ideia de que precisamos dividir o tempo em três categorias ou esferas: importantes, urgentes e circunstanciais.
Para que você seja mais produtivo e alcance os resultados esperados, sua rotina deve se concentrar nas atividades importantes e ter o mínimo possível de atividades urgentes e circunstanciais.
Essa é a proporção que definimos como ideal:
70% de tempo para as atividades importantes
20% de tempo para urgências
10% de tempo para atividades circunstanciais
Mas esse não é um padrão, cada pessoa tem uma tríade diferente. Algumas têm a esfera da urgência maior, outras conseguem ter seu tempo mais dedicado à esfera da importância e ainda há aquelas que têm a esfera das circunstâncias mais acentuada.
Diversos elementos contribuem para essa diferença, por exemplo, idade, maturidade, condição social, cargo ou condição de vida. Um estudante ingressante na universidade com certeza tem uma rotina e prioridades diferentes que um profissional sênior.
Mas afinal, como ser mais produtivo com a Tríade do Tempo? Só em conseguir organizar suas esferas do importante, urgente e circunstancial, você já começa a garantir mais produtividade na sua rotina.
Caso ainda não tenha lido o livro A Tríade do Tempo, recomendamos adquirir o mais breve possível para que você entenda com profundidade a metodologia e saiba como classificar suas atividades e ações do seu dia.
De antemão, sugerimos fazer uma autoavaliação para entender o que quebra sua rotina. Seriam as interrupções de familiares? Distrações com redes sociais? Analise também o que atrasa a entrega das suas tarefas e qual o seu melhor momento do dia.
Após avaliar, siga cada uma das fases da metodologia Tríade do Tempo: identidade, criação de metas, planejamento, organização e execução.
Como ser mais produtivo: 13 dicas
Veja 13 dicas práticas para ser mais produtivo no trabalho e na vida:
Como ser mais produtivo pela manhã
Para te ajudar a começar o dia com o pé direito, aqui estão algumas dicas de como ser mais produtivo pela manhã.
Passo a passo:
Como ser mais produtivo no home office
Atualmente cerca de 7,3 milhões de pessoas trabalham remotamente. Se você faz parte desse grupo, acredito que se depara com um enorme desafio: a disciplina para manter o foco e evitar a procrastinação.
Sim, trabalhar home office exige muito mais atenção e disciplina do que se imagina!
A demanda de trabalho e a falta de organização podem ser cruciais e gerar procrastinação. Consequentemente isso reduz os níveis de produtividade, afinal, o fato de estarmos em casa, estimula a termos muitas distrações.
Por isso, trouxemos também algumas dicas de como ser mais produtivo no home office.
1 – Separe um lugar específico para o trabalho
Mesmo que você tenha montado seu escritório num cômodo específico da casa, é imperativo que ele seja usado apenas para o trabalho. Evite trabalhar na cama, no sofá, pois isso será um gatilho para distrações.
Ao escolher seu ambiente de trabalho, mantenha objetos de lazer, como televisão, videogame e outras formas de entretenimento, separados. Use somente o que for necessário para o seu trabalho.
2 – Configure a internet para trabalhar
Existem várias formas para driblar a avalanche de distrações que a internet oferece, desde evitar o uso de aplicativos que causam interrupções constantes, até sistemas de rastreamento do tempo dispendido nas tarefas.
O mais importante é definir horas certas para lidar com as redes sociais, reduzir o número de vezes que você checa seu e-mail, separar um tempo para pesquisar conteúdo na web e também para se atualizar com as notícias de seu setor.
Tudo isso inserido numa rotina que amplie sua produtividade.
3 – Determine o horário das pausas
Obviamente uma das vantagens de se trabalhar home office é a flexibilidade de horários. Mas cuidado! É necessário equilibrar o tempo de trabalho e o intervalo.
Programe seu horário de trabalho de acordo como seria se estivesse em um escritório, por exemplo, faça pausas pequenas, programe o horário do almoço, de início e de fim do expediente.
Sabe aquela hora do cafezinho, quando você trabalhava no escritório? Pois é, ela é também é fundamental para manter a sua produtividade, e mesmo estando em casa, você não deve abdicar dela.
4 – Não seja multitarefas
Esqueça isso de “ser multitarefas vai aumentar minha produtividade” e “profissionais multitarefas são os preferidos das empresas”. É tudo mito.
De acordo com a pesquisa da TriadPS, com alunos do treinamento de produtividade, a perda de tempo média “multitarefando” é algo em torno de 20%. Ou seja, se você passa um dia de 10h fazendo várias atividades, poderia economizar algo em torno de 2 horas diárias.
Simplesmente o cérebro não consegue focar em duas ou mais tarefas que exigem atenção. Então, ao invés de insistir em ser multitarefas, o que eu recomendo é optar pela priorização de tarefas e criar uma sequência lógica de execução para o dia a dia. Isso sim é eficiente.
Como ser mais produtivo nos estudos
Afinal, como ser mais produtivo nos estudos? Não existem fórmulas mágicas ou segredos, mas sim algumas estratégias simples que os estudantes, acadêmicos ou concurseiros, podem adotar para saber como ser mais produtivo nos estudos e garantir um bom resultados nas provas.
Separamos abaixo mais algumas dicas:
1 – Monte um programa de estudos
Um programa de estudos nada mais é do que uma forma de organização que define um tempo ou cronograma para se dedicar à aprendizagem de um conceito, um tema ou assunto.
Ele é ideal para concursos públicos, provas de classe e vestibulares, uma vez que ajuda a gerenciar melhor o tempo, aumentar o foco e dar motivação. Você pode montá-lo da seguinte forma:
- Liste todas as matérias que você precisa estudar
- Estabeleça metas de curto e longo prazo
- Descubra o que você precisa fazer para cada assunto ou exame
- Divida seu tempo disponível durante a semana em blocos de estudo*
- Reserve tempo para atividades não acadêmicas
- Leve em consideração o seu estilo de aprendizagemFaça pausas curtas e cumpra-as.
*Obs.: o método tradicional consiste em criar uma planilha com os dias da semana e horários do dia, distribuindo as matérias a serem estudadas nesses campos. Nossa dica é intercalar as matérias que você gosta e menos gosta nos dias da semana.
2 – Aposte na técnica Pomodoro
A técnica pomodoro se baseia na ideia de dividirmos nosso tempo em blocos com 25 minutos de concentração total e blocos com 5 minutos de descanso, como se fosse uma recompensa para o esforço.
A ideia é repetir 4 blocos de concentração total, equivalente a 2 horas, para ter uma pausa maior de 30 minutos antes de reiniciar o ciclo Pomodoro.
Não ficou claro? Então vamos recapitular: programe o despertador do celular para tocar em 25 minutos, foque na atividade até o cronômetro apitar para fazer a pausa de 5 minutos. Após esse descanso, dê continuidade à tarefa, repetindo os blocos de concentração total e descanso.
3 – Conte com um gerenciador de tempo
Muitas pessoas não sabem a quantidade de tempo que precisam para absorver um conteúdo nos estudos. O cronograma ajuda, mas é sempre bom contar com ferramentas de gestão de tempo, como o Neotriad.
Com este tipo de ferramenta, você consegue saber quanto tempo demora para concluir uma tarefa. Assim, consegue gerenciar de forma mais eficaz o seu tempo, tornar o seu plano de estudos mais efetivo e ser mais produtivo nos estudos.
Agora, com essas 12 dicas você tem ferramentas e informações suficientes para melhorar sua produtividade diária.
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FAQ – Perguntas Frequentes
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