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Início » Gestão do tempo: 15 dicas, 5 ferramentas e 4 técnicas infalíveis » Método GTD: o que é, para que serve e como usar

Método GTD: o que é, para que serve e como usar

Frequentemente você se sente sufocado pelos afazeres? Pepinos urgentes atravessam seu caminho a todo momento e te impedem de realizar o que realmente importa? Você se sente disperso, improdutivo e irritado? Então você precisa mesmo conhecer o método GTD.

O método GTD é a abreviação para “Getting Things Done” ou “A arte de fazer acontecer” na tradução em português.

No artigo de hoje te explico o que é essa metodologia GTD, seus principais conceitos, e mostro como você pode usá-la na sua vida. 

Como bônus falo um pouco também do método Tríade que criei para você avaliar a melhor alternativa ou, quem sabe, usar um pouco de cada um. Vamos lá?

Sumário

Método GTD: o que é GTD e para que serve

O método Getting Things Done nada mais é do que um método de gestão do tempo que potencializa sua organização e produtividade. Ele funciona como um guia, oferecendo ferramentas, técnicas e práticas para você usar melhor o seu tempo.

A metodologia GTD foi criada por David Allen e apresentada pela primeira vez, em 2001, em seu livro “A arte de fazer acontecer” – ou “Getting Things Done”. 

O GTD se tornou o método mais popular de produtividade pessoal, pois foi contra muita coisa besta que falavam e ainda falam por aí como, por exemplo: gestão de tempo por valores, lista de tarefas isoladas, matriz do tempo, estado de flow etc.

Seu uso não se restringe à esfera profissional. O uso contínuo do método GTD, também na vida pessoal, proporciona mais clareza, eficiência e produtividade. Assim torna-se mais fácil tomar decisões e executar o que precisa ser feito. 

A seguir explico um pouco melhor um dos conceitos chave do método GTD e, logo depois, falo sobre as etapas para que você entenda como ele pode ser usado.

Método GTD: a importância de “liberar sua mente”

Desde 1948, Lilian Gilbreth, uma das pioneiras no assunto de produtividade, com seus livros sobre eficiência e eficácia na vida doméstica, defendeu a ideia de que pessoas que não anotavam suas demandas não conseguiam fazer o que era realmente importante.

Esse conceito foi amplamente divulgado com o advento das agendas de papel e dos primeiros planners, que pregavam que escrevêssemos tudo ao invés de simplesmente deixar na cabeça.

David Allen fez uma analogia genial ao pegar esse princípio e associar com o que seu mestre de artes marciais dizia: “uma mente clara como a água” – a mente fica livre de preocupações quando elas são anotadas em algum lugar.

Quando deixamos de registar nossas atividades, procrastinamos o que é relevante. 

“Vozes da nossa cabeça” surgem a todo momento para nos fazer “multi-tarefar” e perder completamente a capacidade de planejamento. 

Usar ferramentas para liberar nosso raciocínio (agenda, software, smartphone) é fundamental. Este princípio é reforçado no método GTD e em quase todos as metodologias de gestão de tempo que conheço.

Método GTD: passo a passo sobre como usar

O método GTD é totalmente baseado em administrar o fluxo de trabalho e consiste em 5 etapas para as atividades do dia a dia.

Abaixo fiz um resumo dos passos descritos em “Getting Things Done”, confira. 

1. Coletar

Significa colocar tudo que deve ser feito em “caixas de coleta” para esvaziar sua mente e te dar a certeza de que tudo está mapeado para ser feito posteriormente. 

Por isso, registre todas as ideias, atividades e afazeres, seja num bloco, planner ou aplicativo. A recomendação é fazer isso regularmente.

2. Processar

Após suas demandas serem coletadas, é hora de definir a próxima ação a ser feita para cada item. Ele recomenda um item por vez. 

Atenção: processar não é fazer, é determinar se o item tem ou não uma ação associada

E então:

  • Caso o item tenha uma ação associada: você deve classificá-los como “acionável”, “prioridade” ou “pode ser adiada” considerando o tempo estimado para realização;
  • Caso o item não tenha uma ação associada: você pode simplesmente eliminá-los ou registrar numa lista de desejos/inspirações para o futuro.

3. Organizar

Agora é a hora de categorizar as atividades processadas, definindo os compartimentos certos para cada uma. 

As categorias básicas se baseiam em contextos como, por exemplo: 

  • Trabalho
  • Pessoal
  • Viagem

4. Revisar

A partir dos compartimentos previamente organizados ele impõe um modelo de revisão semanal, no qual você entra em contato com suas listas e determina o que deverá ser feito.

Assim você pode refletir sobre cada item, eliminar alguns da lista ou acrescentar novos.

5. Fazer

É o momento em que você se engaja para que as coisas sejam concluídas, o que deve ser feito diariamente.

Nessa etapa evite distrações e tenha foco total na execução. Comece pelo que for mais fácil e mais importante. 

Método GTD: apps para você usar

O método GTD, assim como o Tríade que explico melhor mais a frente, pode ser aplicado de qualquer forma: agenda de papel, no caderno, Outlook, Gmail etc.,

O que vai definir seu sucesso é a forma de lidar com as demandas e não com uma ferramenta específica em si.

Mas, como sei que uma boa ferramenta pode facilitar a aplicação do método, listei os 3 apps mais famosos que conheço para uso do Método GTD para você testar:

Bônus: comparação dos métodos GTD x Tríade

O método GTD, apesar de ser mais famoso, não é a única técnica existente de gestão do tempo. Talvez uma outra alternativa, ou mesmo uma mistura das metodologias vai te atender melhor no contexto que você precisa. 

Estudo sobre gestão do tempo há muitos anos e, depois de alguns testes importantes, desenvolvi a Tríade, que aproveito para apresentar aqui.

Com o objetivo de facilitar a reflexão sobre o GTD e a Tríade, vou organizar nos seguintes tópicos:

  1. Desenvolvimento do método GTD x Tríade
  2. Estrutura e conceito dos métodos GTD x Tríade
  3. Resultados método GTD x Tríade
  4. Softwares: método GTD x Tríade
  5. Conclusão método GTD x Tríade

1. Desenvolvimento do método GTD x Tríade

A primeira coisa que precisamos comparar é a forma como o GTD e a Tríade foram desenvolvidos.

Método GTD

Allen desenvolveu o GTD com base na sua própria experiência pessoal, na aplicação com seus clientes, na prestação de consultoria e na sua experiência em artes marciais. Seu livro foi lançado em 2001.

Com o passar dos anos, Allen continuou lançando conteúdo sobre o tema, mas sem mudar o contexto original do seu trabalho. Com a popularização do GTD, ele reforçou o método nos livros seguintes.

Método Tríade

A metodologia Tríade foi desenvolvida com base na minha necessidade pessoal de saúde, que demandava uma vida mais equilibrada, somada à minha experiência profissional.

Ensinei gestão de tempo por meio de muitos métodos famosos, apliquei com clientes, prestei consultoria etc. Em 2003, realizei uma pesquisa com base em 3 mil pessoas sobre essa temática. Meu primeiro livro sobre a Tríade foi lançado em 2004.

Continuei a desenvolver uma série de pesquisas e, com o lançamento do software Neotriad, tive acesso a uma base de dados ampla para pesquisar o que dava certo e o que não dava sobre o que tinha escrito. Essa experiência mudou tudo. 

Em 2008, relancei o livro da Tríade, com uma série de novos modelos e técnicas, inclusive contradizendo afirmativas propostas em 2004. Pus em cheque também outras suposições famosas sobre gestão de tempo. 

Pela primeira vez eu tinha dados e estatísticas que comprovaram os resultados, e foi quando adotei a frase: “não acredite, experimente”.

2. Estrutura e conceito dos Métodos GTD x Tríade

Método GTD

As 5 etapas do método GTD já foram apresentadas no tópico de passo a passo sobre como usá-lo.

O que gosto no GTD é que ele ajuda o usuário do método a ter uma visão clara do que deve ser feito com base em cada contexto, e então, cabe a pessoa realmente executar o que ela definiu. 

Esse conceito de executar por “contextos” (exemplo: se estou em casa, faço coisas do contexto casa) é muito inteligente e funcional.

Agora apresento a vocês um resumo da estrutura da metodologia Tríade.

Método Tríade

A Tríade é totalmente baseada em alcançar metas e equilibrar sua vida

O princípio básico da metodologia, assim como liberar sua mente, é ter clareza do que você está fazendo. 

Na Tríade, recomendo a classificação de todas as suas atividades em:

  • Importante: tem tempo para ser feito e traz resultados; 
  • Urgente: o tempo acabou ou está curto, precisa ser feito sob pressão ou correria; ou
  • Circunstancial: não produz resultados, trata-se de desperdício de tempo

Você pode medir seu progresso antes e depois de usar essa classificação e ver o resultado por si próprio. 

Na Tríade, insisto muito sobre a importância de usar métricas. Tanto para medir seus resultados quanto para mensurar seu tempo. Afinal, se você quer ter tempo, é preciso saber o quanto as coisas demoram para serem feitas

É impressionante a diferença entre pessoas que fazem listas e pessoas que mensuram seu dia.

A metodologia é composta também por 5 etapas. Em cada uma delas, ofereço um conjunto de técnicas, ferramentas e modelos que foram pesquisados e testados. São eles que vão estruturar passo a passo a administração da sua vida. As etapas são:

  1. Identidade: a fase mais importante que ajuda a esclarecer o que é importante de verdade na sua vida, no que você quer focar e como pretende equilibrar sua rotina.
  2. Metas: mais que administrar tempo é preciso dar sentido ao tempo. Na fase de metas, proponho um modelo para evoluir, de forma consistente, viável e aplicável no dia-a-dia.
  3. Planejamento: na Tríade, ensinamos a planejar em 3 períodos de tempo (ano, mês e semana), como definir projetos para execução de atividades complexas, como focar para priorizar sua execução.
  4. Organização: ajuda a organizar seu ambiente físico, digital e de conhecimento para reduzir a perda de tempo que a má organização nos trás. Em geral, são necessários 40 minutos diários.
  5. Execução: priorizar seu dia com base nas fases anteriores, manter seu foco independente das interrupções e urgências. Ensino também como fazer a gestão do seu e-mail e do seu conhecimento com apoio da organização.

3. Resultados método GTD x Tríade

Seja Tríade ou GTD, ambos os métodos podem proporcionar resultados incríveis na sua vida. São caminhos completamente diferentes que levam a lugares próximos, mas ambos ajudam a estruturar sua rotina.

Se você me perguntar qual o melhor eu diria o seguinte: experimente de verdade a Tríade, e se não gostar, tente o GTD. O resto é resto: não perca seu tempo

Nesses últimos anos um monte de lixo foi lançado no mercado sobre este assunto. É cada um que surge que vira piada e isso acaba queimando quem leva o tema a sério de verdade. 

Sou obcecado por métricas, gosto de medir. Por isso, na Tríade temos feito um monte de pesquisas sobre resultados. O que já sabemos é que, com a aplicação do método, a partir da 5ª semana os resultados são inevitáveis. 

Infelizmente o problema mais comum é que, seja com Tríade ou GTD, as pessoas desistem, não persistem até o final e o resultado não aparece.

4. Softwares: método GTD x Tríade

Ao contrário do método GTD que não tem uma ferramenta própria, tive essa preocupação desde o começo com o Tríade, afinal faço software.

Esse foi, ao mesmo tempo, o meu maior erro e o meu maior acerto. 

A vantagem foi que o Neotriad permitiu dar um passo que ninguém deu no mundo, com métricas, estatísticas e base de pesquisa. 

Por outro lado, acabei desestimulando que outras empresas se aventurassem a desenvolver seus próprios softwares, o que ajudaria na popularização do Tríade, tal como aconteceu com o “Getting Things Done”.

5. Conclusão método GTD x Tríade

Tanto o método GTD quanto o Tríade são excelentes. Você pode escolher um só ou ainda  fazer uma mistura dos dois. A metodologia perfeita é aquela que mais funciona para você.

Me conta aqui nos comentários se você já tentou usar o método GTD ou Tríade e quais resultados obteve? Consulte nosso conteúdo para mais dicas de produtividade e qualidade de vida.

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