MSN no trabalho é prejudicial?

Muitas empresas tem se questionado sobre as vantagens e desvantagens do uso de tecnologias de comunicação instantâneas no ambiente de trabalho. Muitas empresas acabam por simplesmente barrar o recurso como forma de evitar desperdícios de tempo.

Uma pesquisa realizada pela Microsoft vai à contramão dessa tendência, a pesquisa apontou que mais de 50% dos funcionários no Reino Unido usam mensagens instantâneas no trabalho. A pesquisa da Microsoft no Reino Unido descobriu que 58% dos trabalhadores usam mensagens instantâneas para falar com colegas do próprio escritório, enquanto 74% conversam com colegas de outros escritórios. Em torno de 25% dos trabalhadores revelaram que usam mensagens instantâneas para entrar em contato com parceiros e fornecedores, enquanto 16% usam para conversar com clientes.

Na minha opinião o MSN (vou me referir genericamente como “MSN”, apesar da versão corporativa ter outra denominação, ficando genérico a outras soluções que não apenas Microsoft) quando bem utilizado pode agregar muito valor para a empresa, ajuda a reduzir o volume de reuniões e até de e-mails. Mas alguns critérios devem ser observados para que isso seja uma verdade:

1º – O uso deve ser corporativo – A empresa precisa ter uma solução de comunicação apenas interna ou entre filiais, sem abrir para comunicação com a Internet, caso contrário a perda de foco é certa.

2º – As mensagens devem ser logadas – As pessoas precisam ter a consciência que o uso corporativo do MSN tem foco em trabalho e serve para aumentar a eficiência do time. Se souberem que as mensagens estão sendo armazenados no servidor, as brincadeiras, paqueras e outras comunicações desnecessárias serão minimizadas.

3º – Treine sua Equipe – Procure um curso de como utilizar bem o recurso do MSN corporativo, ensine a equipe a conduzir uma reunião rápida pelo MSN, como delegar melhor e como registrar informações. São três pilares chave para o bom uso desse recurso.

4º – Conscientiza a política do Ocupado – As pessoas devem respeitar os sinais de ocupado/livre quando utilizarem o MSN. Se alguém estiver ocupado não deve ser incomodado. Se a equipe tiver consciência e respeito o uso será mais produtivo e menos encarado como mais uma forma de interrupção.

5º – Conversas rápidas, decisões fácies – Evite utilizar o MSN para assuntos complexos, decisões que precisem de muitas informações ou para discutir um assunto com muitas pessoas. O recurso é excelente para conversas breves, decisões rápidas ou “enquetes” ao vivo.

Se sua empresa vai adotar o MSN ou não como ferramenta de produtividade é uma questão a ser estudada, mas o ponto vital no caso da adoção é como isso será feito. Crie uma estratégia e divulgue para os colaboradores das boas práticas da ferramenta.

Artigo do site www.vocecommaistempo.com.br

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