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O que é cronograma?

Você sabe o que é cronograma? Se ainda não sabe ou se tem muitas dúvidas, apresento aqui tudo que você precisa saber sobre esta importante ferramenta!

Cronograma é um dos instrumentos mais famosos de organização e planejamento de atividades. Você pode aplicá-lo para organizar suas tarefas pessoais, profissionais ou estudantis!

Venha comigo descobrir o que é um cronograma, qual sua importância, como utilizá-lo e dar uma olhada em alguns exemplos super úteis para sua rotina.

Sumário

O que significa cronograma?

A palavra cronograma tem relação com dois termos de origem grega: “Khronos” que significa “tempo” e “gramma” que significa “coisa escrita ou desenhada”. 

Ou seja, o significado de cronograma está relacionado à representação gráfica do tempo. Trata-se de uma ferramenta criada para exibir uma sequência de acontecimentos ou atividades ao longo de um determinado intervalo temporal

No próximo tópico vamos entender um pouco melhor o que é um cronograma em termos práticos.

O que é cronograma?

Cronograma nada mais é do que um instrumento usado para reproduzir a sequência de tarefas ou entregas que pretendemos realizar. 

É uma maneira super eficiente de organizar e planejar o que será feito durante um período temporal qualquer. O período pode ser medido em dias, semanas, meses, anos etc. 

Quanto maior o tempo que desejamos planejar, maior tende a ser a dificuldade de prever cada atividade em detalhes. Por isso, em geral, os cronogramas são feitos para um prazo um pouco menor, onde há mais previsibilidade.

Mas, atenção: o cronograma não é o projeto. Ele é apenas uma ferramenta que pode ser usada para gerenciar o projeto, seja qual for o seu tipo ou objetivo.

Confira no próximo item todos os objetivos que um cronograma pode ajudá-lo a alcançar por meio de entregas bem estruturadas.

Para que serve um cronograma?

Para se ter uma ideia melhor da importância de adotar um cronograma, dê uma olhada nos objetivos mais comuns e relevantes que esse instrumento costuma ter:

  • Auxilia na identificação e visualização das entregas de um projeto
  • Ajuda na definição dos prazos de cada entrega ou tarefa
  • Permite a divisão do projeto em fases ou etapas, simplificando o controle
  • Evidencia eventuais atrasos ou equívocos na sequência previamente planejada para execução
  • Coopera para designação de responsabilidade por cada entrega
  • Facilita a coordenação de qualquer tipo de projeto

Qualquer trabalho de acompanhamento ou gestão fica muito mais simples quando se tem um cronograma. 

Ele funciona como uma lista de atividades em sequência, dando uma noção temporal do tempo total necessário para conclusão, além de sinalizar rapidamente qualquer problema.

Desta forma o responsável pode rapidamente atuar para que o planejamento inicial seja retomado ou, ao menos, readequado ao novo cenário. Assim, nunca se perde de vista a data esperada para finalização daquele projeto.

Um cronograma pode ser representado por uma simples tabela, texto ou por gráficos. Vamos ver as representações mais comuns do que é cronograma no próximo item.

5 Tipos de cronograma

A melhor maneira de entender o que é um cronograma é ver as formas que podemos usar para representá-lo. Certamente você já viu algum, seja no seu trabalho ou na descrição de algum evento que participou. Vamos conhecer agora os 5 principais formatos.

1. Cronograma em formato de texto

Acredito que este seja o modelo mais simples para se representar um cronograma. Trata-se de um texto corrido onde cada intervalo de tempo é seguido pela descrição do acontecimento referente a ele. 

Um exemplo hipotético para ilustrar e facilitar o entendimento: “no dia 26/06 – palestra do Christian Barbosa e no dia seguinte, 27/06, teremos a dinâmica de brainstorming com o grupo”. 

Este exemplo, apesar de simples e resumido, não deixa de ilustrar as atividades e respectivo dia em que cada uma delas ocorrerá. Estas são características básicas de um cronograma.

Apesar de trivial, esse não é o formato mais inteligível. Representações gráficas e esquematizadas como veremos a seguir são mais intuitivas para o leitor e, por isso, costumam ser mais usadas. Vamos à elas.

2. Cronograma em formato de tabela

Neste formato podemos ter uma tabela de duas colunas ou mais. Numa delas teremos a data da entrega e na outra teremos a sua descrição. 

Acrescentar mais colunas fica a seu critério. Como sugestão, pode-se representar os responsáveis ou o tempo de duração de cada etapa, em dias, por exemplo.

Por se tratar de uma representação mais visual, seu entendimento é mais intuitivo do que o formato de texto, por exemplo.  Ainda assim, a depender do número de colunas que se opte por representar, existem alguns detalhes que podem acabar sendo omitidos neste modelo.

O próximo formato tende a ser ainda mais completo. Vamos conhecê-lo?

3. Cronograma em formato de calendário

Neste modelo podemos aproveitar um calendário convencional e indicar em cada dia as entregas que planejamos finalizar. 

Lembre-se que uma entrega/atividade pode demorar vários dias para ficar pronta. E, neste formato, temos a opção de expor esta informação repetindo a mesma tarefa em vários dias seguidos.

Uma possível desvantagem desta alternativa pode ser a dificuldade em anotar muitas entregas para o mesmo dia. 

Visualmente pode ser desconfortável ter um campo de descrição de tarefas/entregas muito grande para um determinado dia, e no dia seguinte termos uma descrição vazia, caso não haja previsão alguma.

Veja um exemplo de template de cronograma do que é um cronograma de estudos em formato de calendário aqui

Confira a seguir outras opções de modelos que tendem a ser visualmente mais agradáveis.

4. Cronograma em formato de Diagrama ou Gráfico de Gantt

Apesar do nome complicado, este costuma ser um dos modelos mais eficientes de representação quando pensamos no que é cronograma.

Imagine uma tabela composta da seguinte maneira:

  • Nas linhas temos as atividades/entregas em ordem cronológica de início. As tarefas a serem iniciadas mais cedo aparecem mais acima.
  • Nas colunas temos a unidade de tempo selecionada. Pode ser dias, semanas, meses ou até mesmo anos.
  • No centro da tabela, onde fica usualmente representado o conteúdo, temos faixas de tempo que se estendem desde o momento do início daquela atividade até o momento e sua conclusão.

Exemplo: vamos supor que uma das tarefas do nosso projeto seja finalizar a leitura do livro “A Triade do Tempo” e que, para esta tarefa, estimamos que 1 mês seja suficiente. 

Neste caso, a descrição da tarefa poderia ser “Ler o Livro A Tríade do Tempo” e, se nosso diagrama de Gantt estiver representado em dias, colocaríamos uma faixa nesta linha, se estendendo do dia 01 ao dia 30. 

Existe ainda a possibilidade de que mais de uma tarefa esteja sendo executada ao mesmo tempo. Não há necessidade de interdependência entre as linhas. Uma faixa pode iniciar sem que a faixa da atividade de cima tenha sido finalizada.

Para facilitar a compreensão deste diagrama, veja um exemplo de Gráfico de Gantt neste link.

5. Cronograma em formato de linha do tempo

Este modelo de linha de tempo é muito usado para recuperar históricos de empresas, por exemplo, desde sua fundação até os dias atuais.

Porém, a linha de tempo também pode ser usada para representar as atividades ao longo do tempo, com “marcos temporais” importantes. 

A sequência lógica de acontecimentos ou entregas fica muito amigável para o leitor neste modelo. A eventual desvantagem fica por conta de tarefas que podem se sobrepor no tempo, e acabar causando confusão no entendimento dos interessados.

Para facilitar, veja um exemplo de representação do que é um cronograma no formato de linha do tempo aqui.

Agora, dê uma olhada nas possíveis aplicações no cronograma para compreender o quanto este instrumento pode facilitar sua vida!

Cronograma para gestão do tempo

Como especialista em gestão do tempo, há muitos anos faço uso de cronogramas para controlar minhas tarefas.

No aplicativo de gestão de tempo que ajudei a desenvolver, o Neotriad, além da gestão de cada tarefa, há também um cronograma de projetos no formato de diagrama de Gantt

Nesse diagrama o usuário do Neotriad pode visualizar todas as suas tarefas, separadas em fases, com a informação de responsáveis por cada uma delas e sua respectiva duração.

Atualmente existem centenas de apps dedicados ao aumento da produtividade através da gestão eficiente de tempo. E, honestamente, qual deles você vai escolher é o que menos importa. Importante mesmo é saber aplicar a metodologia de gestão do tempo.

A vantagem do Neotriad é que ele foi pensado para aplicação da metodologia Tríade de gestão do tempo. Ao contrário de outros apps do mercado, nele há a previsão de registro não apenas de tarefas profissionais mas também os compromissos de ordem pessoal. 

Afinal, é muito importante que todos os seus afazeres estejam registrados num lugar só. Pode ser numa agenda de papel ou num software. Faça sua escolha e concentre tudo nele.

Falei mais sobre o Neotriad e outros aplicativos de produtividade que gosto neste vídeo

Você ainda tem dúvidas sobre o que é cronograma e para que ele serve? Escreva sua dúvida nos comentários e teremos todo prazer em ajudá-lo!

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