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Organização no trabalho: 10 ferramentas e 5 passos

Responda com sinceridade: em sua mesa de trabalho há quantos itens desnecessários para realização de suas atividades? Se você identificou mais de cinco, precisamos ter uma conversa séria sobre organização no trabalho.

E quando falamos de home office, este fator passa a ser ainda mais importante. De acordo com a pesquisa da Pulses, startup especializada em clima organizacional, 78% dos brasileiros se sentem mais produtivos trabalhando de forma remota.

Contudo, 21% afirmaram não ter uma estrutura mínima necessária para o home office, como monitor e cadeira confortáveis. Do mesmo modo, quando o assunto é organização das tarefas, a pesquisa revela um fluxo de trabalho inconstante na pandemia.

A organização no trabalho precede a produtividade. No cenário ideal, é um hábito que todo profissional deveria, porém, são inúmeros fatores, internos e externos, que nos impedem de manter a ordem e seguir com as ações planejadas.

Então se você deseja saber como ser organizado no trabalho ou busca dicas de organização no trabalho, este artigo é ideal para você. Vamos contemplar esses e outros tópicos como:

Sumário

O que é organização no trabalho?

Existe uma definição acadêmica que define organização do trabalho como:

“A especificação do conteúdo, métodos e inter-relações entre os cargos, de modo a satisfazer os requisitos organizacionais e tecnológicos, assim como os requisitos sociais e individuais do ocupante do cargo”.

Só para ilustrar esse tema, eu faço uma analogia ao relógio. Esse objeto, embora aparentemente simples, nos ensina muito sobre organização e gestão de tempo.

Se prestarmos atenção no funcionamento de um relógio analógico, vamos notar que ele é composto por várias peças pequenas, que quando unidas conseguem mensurar uma das grandezas de maior significado: o tempo.

Um relógio possui conjunto de rodas, uma delas se liga à mola, uma segunda está integrada ao ponteiro, que por, sua vez se conecta a outras duas rodas responsáveis pelo balanço, uma espécie de freio para que o relógio não gire descontroladamente.

Assim é o mecanismo do relógio. Apesar de complexo, ele tem uma alta precisão (vide qualidade), graças à organização de todas as peças. Na falha ou ausência de uma delas, todo o trabalho de mensuração das horas é comprometido.

No ambiente de trabalho acontece similarmente. Cada peça = funcionário possui o seu papel e precisa agir em conformidade com os demais para que se forme um grupo organizado e capaz de atingir um ou mais objetivos determinados pela empresa.

Como você está medindo o seu tempo? https://www.youtube.com/watch?v=LZCockVm-i4

O custo da desorganização no trabalho

Se você leu o meu artigo sobre gestão de tempo, viu que eu trago esse conceito como um “processo de organizar, planejar e dividir o tempo entre diferentes atividades, com o objetivo de maximizar a produtividade e atingir os nossos objetivos”.

Já fazendo uma relação entre os dois temas – organização no trabalho e tempo – trago uma situação curiosa, e que se você fizer parte de uma empresa nas fases iniciais do processo de transformação digital, certamente irá se identificar.

De acordo com a National Association of Professional Organizations (NAPO), um executivo desperdiça, em média, 4 horas por semana em busca de documentos. Além disso, cerca de 1 hora de produtividade é perdida por dia procurando informações perdidas.

Isso inegavelmente aumenta o estresse e a frustração no local de trabalho. Da mesma forma, reduzir a concentração, o foco e o pensamento criativo. Além, claro, de comprometer a produtividade.

Uma pesquisa da Universidade da Califórnia, em Los Angeles, reforça os prejuízos da desorganização na saúde mental. A principal conclusão é que quando estamos em um espaço desorganizado, os índices de cortisol, o hormônio do estresse, aumentam.

Sim, a desorganização no trabalho tem um custo altíssimo para você, em especial na sua produtividade. Então, fique alerta a outras consequências negativas:

  • Irritabilidade
  • Estresse
  • Falta de foco e concentração
  • Queda no rendimento
  • Dificuldade em achar itens importantes
  • Problemas respiratórios em função do acúmulo de objetos

Leia também: O que é um workaholic?

Entenda qual a importância de manter a organização no trabalho

Primeiramente, a manutenção de um ambiente organizado contribui para a saúde mental, pois, como mostrado, a desorganização afeta diretamente o bem-estar emocional. Lembre-se: uma mente adoecida não sustenta um corpo saudável.

Além disso, a organização no trabalho é de extrema importância para qualquer profissional que deseja ter mais foco e produtividade no dia a dia.

Imagine chegar na sua mesa de trabalho e se deparar com documentos espalhadas e itens aleatórios. Ao menos que você seja um bagunceiro nato, é provável que não conseguirá ter um bom desempenho no trabalho.

Assim, o tempo destinado para arrumar a bagunça, ou seja, colocar cada coisa no seu devido lugar, poderia ser empregado nas execuções das tarefas de que fato são importantes.

Já em um cenário contrário, em que a organização no trabalho é um hábito, rapidamente você consegue iniciar suas atividades rotineiras, se manter focado nelas e alcançar a alta produtividade.

Vantagens da organização no trabalho

Eu poderia listar mais de 30 vantagens e benefícios da organização do trabalho, que inevitavelmente, também contribuem na vida pessoal. Mas trago apenas os principais:

  • Otimização na realização das tarefas
  • Aumento da produtividade
  • Redução e prevenção de acidentes
  • Redução do estresse
  • Melhora da gestão de tempo
  • Bem-estar e conforto
  • Economia de dinheiro

Organização pessoal: na vida e como profissão – https://www.youtube.com/watch?v=VfS6UuNqg6c

5 passos para ter um ambiente de trabalho organizado

Aqui estão 5 passos para você organizar seu espaço de trabalho e se organizar:

Passo 1- Reserve tempo para eliminar a bagunça

O que é agendado é feito, então coloque essa tarefa no seu planejamento e calendário. Primeiramente, Eu sugiro que você separe entre 2 a 3 horas de limpeza para conseguir deixar tudo da forma mais organizada possível.

Passo 2 – Coloque todos os seus itens no centro da sala

Eu sei o que você está pensando, mas é isso mesmo! Lembre-se que primeiro é preciso a desordem para poder se instalar a ordem. Eu aprendi esta técnica no livro “A mágica da arrumação”, da Marie Kondo, e é realmente o melhor lugar para começar.

Tire tudo dos armários e gavetas e vá colocando em um lugar onde você possa ver. Neste primeiro momento não tente ordenar ou organizar. Simplesmente junte tudo.

Passo 3 – Divida tudo em categorias

Em terceiro lugar, examine bem a pilha de coisas que você aglomerou e anote as possíveis categorias presentes. Essa lista pode incluir tópicos como áudio, computador, fotografia, material de escritório, diversos objetos pessoais e assim por diante.

Passo 4 – Decida para onde vai cada coisa

Agora chegou o momento de definir como você vai organizar tudo, de modo que isso facilite o seu dia a dia. Eu sugiro que um sistema de organização de cinco zonas:

Zona 1: os itens que você usa diariamente

Nela estarão as coisas que você usa o tempo todo, portanto elas devem estar mais próximas de você. Para mim, a maioria dos itens da Zona 1 está na mesa. Lembre-se que você deve ter o mínimo possível nesta zona. Apenas o necessário!

Meus exemplos incluem: canetas, calendário, bloco de anotações, computador, teclado, mouse e meus óculos.

Zona 2: os itens que você usa com frequência

Estes devem estar ao seu alcance ou a apenas um passo de distância, mas não na sua mesa. Talvez eles estejam em gavetas ou armários muito próximos.

Meus exemplos incluem: livros que consulto para escrever, lenços de papel, tesouras e grampeador.

Zona 3: os itens que você usa ocasionalmente

Estes devem estar o mais próximo possível, geralmente a apenas alguns passos da sua mesa. Talvez eles estejam em um armário, arquivo ou algum outro armazenamento local.

Meus exemplos incluem: equipamento de áudio, equipamento de vídeo e cabos de computador.

Zona 4: os itens que você usa raramente – ou que não cabem no seu espaço de trabalho

Estes podem ser itens que você coloca dentro de um armário de armazenamento de algum tipo.
Meus exemplos incluem: material de escritório extra, equipamentos de iluminação e equipamento fotográfico grande.

Zona 5: os itens que você nunca usa

Você está se prendendo a itens que simplesmente não usa? Agora eu te encorajo a desapegar de tudo que não usou e nem precisou nos últimos 12 meses ou mais. Livre-se deles!

Você tem três opções: destruí-las, doá-las ou vendê-las. E se puder dar um conselho, eu opto sempre em doar. Aquilo que já não te serve e nem faz sentido, pode ser essencial para alguém.

Passo 5 – Por fim, coloque cada item para onde ele vai

Agora chegou o momento de levar cada coisa para as respectivas zonas que você determinou. Eu costumo usar organizadores para ter certeza de que os itens não irão se misturar ou ficar bagunçado na gaveta ou no armário. O objetivo é poder entrar em seu espaço de trabalho todos os dias com foco.

Logo após arrumado, quero que você comece a perceber as diferenças no seu dia a dia. Comigo elas foram imensas! Um ambiente sereno e organizado garante que seu cérebro não seja distraído pelas coisas; em vez disso, ele vê apenas as tarefas de alta alavancagem em mãos.

Reduzir o ruído das coisas ao seu redor para poder se concentrar no seu trabalho e ter mais tempo para as coisas importantes só vai lhe trazer benefícios, eu garanto! Afinal, lembre-se sempre: A desordem é algo que devemos eliminar se quisermos experimentar a liberdade que vem da produtividade.

10 ferramentas para garantir a organização no trabalho

Existem inúmeras ferramentas e aplicativos que auxiliam na organização do trabalho. Segundo um estudo da Mobile Technology, o uso das ferramentas corretas pode melhorar o gerenciamento de tempo em 38%!

Conheça abaixo as 10 ferramentas de organização no trabalho mais utilizadas no ambiente corporativo:

1 – Asana

A Asana é uma das mais conhecidas plataformas de gerenciamento de trabalho online. Ela foi desenvolvida para ajudar as equipes a se organizarem em seus projetos, mas também pode ser utilizada para organização de tarefas pessoais.

As suas principais funcionalidades incluem:

  • Construção de fluxos de trabalho;
  • Cronogramas com diagrama de Gantt;
  • Quadros de trabalho kanban;
  • Criação e monitoramento de metas;
  • Geração de relatórios.

2 – Evernote

Logo depois, o Evernote, uma ferramenta voltada para o gerenciamento de informações pessoais mediante um arquivo de notas. Nele, é possível armazenar arquivos de vídeos, imagens e diversos outros formatos.

Para gerenciar as tarefas é permitido, por exemplo, estabelecer prazos e utilizar sinalizadores e lembretes. Também é possível designar tarefas para outras pessoas e acompanhar seu progresso.

4 – Trello

Em terceiro lugar está o Trello. Segundo o ranking Fortune 500, o aplicativo é utilizado por mais de 35 milhões de usuários e por 80% das empresas!

Sua interface é composta por quadros e cartões para você criar o que quiser, desde checklist até anexar arquivos. As tarefas podem ser visualizadas em cronogramas ou tabelas, sendo também possível definir métricas de produtividade.

5 – Google Drive

O Google Drive, sem dúvidas, é uma das melhores plataformas de armazenamento em nuvem. Com ele, você pode armazenar, compartilhar e colaborar em arquivos (documentos, planilhas e apresentações) e pastas.

6 – OneNote

O OneNote, da Microsoft, é uma das ferramentas mais avançadas em termos de usabilidade. Ele funciona como um bloco de anotações multifuncional que permite organizar e classificar os conteúdos em blocos de anotações, seções e páginas.

7 – Basecamp

Apesar de não ser tão conhecida, essa ferramenta não fica nada atrás das apresentadas até aqui. A sua proposta é simplificar e organizar o trabalho em equipe.

No Basecamp o trabalho é dividido em projetos e cada um deles contém tudo relacionado ao trabalho em questão: pessoas envolvidas, tarefas, arquivos, datas, etc. Além do mais, permite compartilhar arquivos e manter conversas em grupo.

8 – Remember the milk

Além de ter um nome bem divertido, esse aplicativo possui uma interface fácil de usar e bem intuitiva. Ele é ideal para fazer anotações pessoais, gerenciar tarefas e organizar seu dia de forma descomplicada.

9 – Todoist

Antes de finalizar nossa lista, trouxe mais uma ferramenta para organização no trabalho simples e cumpriu bem o seu papel. O Todoist oferece a criação de lista de tarefas, colaboração e arquivos em nuvem.

Um dos principais diferenciais é a diversidade de modelos pré-prontos, incluindo acompanhamento de projetos, cronograma de reunião, revisão semanal GTD, calendário de redes sociais e até mesmo busca de emprego.

10 – Neotriad

Por fim, eu trago essa ferramenta baseada na metodologia Tríade do Tempo, desenvolvida por mim, e serve tanto para gerenciamento de equipes quanto para gerenciamento pessoal.

Com o Neotriad possui uma interface bem fácil e intuitiva. Nele, é possível categorizar suas tarefas como importantes, urgentes e circunstanciais, o que facilita muito na organização no trabalho e tarefas cotidianas.

Entre as suas várias funcionalidades, uma das que mais gosto é a emissão de relatórios e dados sobre seu planejamento de rotina e gestão. Afinal, todo progresso precisa ser acompanhado.

A lista não acaba por aí, há algum tempo produzi um conteúdo sobre 12 apps que ajudam bastante na minha rotina e podem ser muito úteis para você. Confira o vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=9GhKMGmloeA

FAQ – Perguntas frequentes

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