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Organização pessoal: aprenda 4 métodos e 6 dicas

Você é do tipo de pessoa que chega atrasada nos compromissos ou não consegue dar conta das inúmeras atividades do dia a dia? A raiz do seu problema pode ser justamente a falta de organização pessoal, não a falta de tempo como muitos pensam.

A sensação de que o dia passa rápido demais, e que 24 horas não são suficientes para fazer tudo que precisa, pode ser causada por vários fatores. O mais comum está relacionado à desorganização, ou seja, a má gestão dos recursos e afazeres.

Organização pessoal é sinônimo de produtividade! Quanto mais organizada sua rotina for, mais produtividade você terá no trabalho, nos estudos e em outras áreas da vida.

Quer saber quais são os princípios da boa organização, e descobrir métodos e dicas que podem ser aplicados no seu dia a dia? Esse artigo pode te ajudar. Confira abaixo os tópicos:

Sumário

O que é organização pessoal?

Organização pessoal é a habilidade de manter a ordem no ambiente, e seguir com facilidade sequências planejadas de ações no sistema que você utiliza.

De modo geral, é a forma como você gerencia o seu tempo para dar conta das obrigações do cotidiano, cuidar de si e dar atenção à família e aos amigos, ou seja, contempla os diversos setores que você está envolvido.

Sendo assim, a organização pessoal pode gerar benefícios amplos, como:

  • Menos problemas com imprevistos
  • Redução do estresse e desgaste mental
  • Menos tempo procurando objetos e documentos
  • Maior controle dos prazos das atividades
  • Aumento da produtividade
  • Maior sensação de bem-estar

Etapas fundamentais da organização pessoal

Existem alguns princípios básicos para ter uma boa organização pessoal, que são resumidos em quatro eixos: meta, prazo, estratégia e plano de ação. Entenda como funciona cada um deles:

Meta

Seja uma atividade do trabalho, um compromisso ou um projeto, para manter a organização na sua execução é importante ter uma meta bem estabelecida.

Considere os exemplos: aumento do faturamento da empresa em 10%; aprovação em um concurso ou vestibular em um ano; conseguir um aumento no salário; ou melhorar a percepção de marca. Não importa o seu objetivo, desde que ele esteja bem definido.

Prazo

Após determinar a meta, é preciso estabelecer prazos. Deadlines funcionam como mini metas. Na medida em que são cumpridos, consequentemente traz mais motivação e satisfação para a pessoa.

Além disso, metas com prazos definidos também são importantes porque promovem a sensação de realização pessoal em pouco espaço de tempo, isso estimula a produtividade e combate o o desânimo.

Estratégia

Nessa etapa, priorize quais são as suas responsabilidades para determinados períodos do dia.

Exemplo de estratégia: durante as manhãs, concluir todos os relatórios e conteúdos que precisam ser entregues no dia; as tardes serão reservadas para leituras, reuniões e análises de eficiência do time.

Plano de ação

No plano de ação determinam-se os métodos de aplicação da estratégia definida. Uma dica é fazer as seguintes pergunta para si mesmo:

  • De que maneira eu absorvo melhor as informações que leio e assisto?
  • Quais são meus horários mais produtivos?
  • Quais técnicas de memorização ou de condução de reuniões devo aplicar?

Tudo isso deve ser documentado e monitorado por meio de checklists ou, preferencialmente, de plataformas de gerenciamento de atividades, como o Neotriad.

4 métodos de organização pessoal

Algumas pessoas são organizadas por natureza. Suas mesas de trabalho são impecáveis e tudo está no seu devido lugar, as reuniões marcadas acontecem pontualmente e a área de trabalho do notebook nem se fala!

Entretanto, há outras pessoas que não têm essa habilidade bem desenvolvida, e consequentemente sofrem com a desorganização no dia a dia. Se esse é o seu caso, alguns dos métodos de organização pessoal descritos abaixo podem te ajudar.

Método GTD

O método GTD, sigla para Getting Things Done, é mais do que uma metodologia de gestão do tempo que potencializa sua organização e produtividade. Ele funciona como um guia, oferecendo ferramentas, técnicas e práticas para você usar melhor o seu tempo.

Esse método é baseado em administrar o fluxo de trabalho em 5 etapas para as atividades do dia a dia: coletar, processar, organizar, revisar e fazer.

Não deixe de ler o artigo completo: Método GTD: o que é, para que serve e como usar

Método Pomodoro

A Técnica Pomodoro é uma técnica de gerenciamento de tempo que pode ser usada por pessoas que precisam se concentrar em suas atividades para atingir um alvo ou um determinado objetivo.

Esse método consiste em intercalar períodos de foco total e de descanso. A sua execução é simples: a cada 25 minutos de execução ininterrupta da tarefa, você descansa 5 minutos. Ao final de 4 ciclos de alternância, há um intervalo de descanso maior por volta de 15 a 30 minutos.

Fly Lady

Muito útil na rotina doméstica, esse método tem o objetivo de reduzir o tempo gasto com os afazeres domésticos por meio de pequenas atitudes diárias.

Para aplicar esse método, algumas etapas devem ser seguidas: criar rotinas; desentulhar; dividir a casa em zonas; planejar a manutenção semanal e manter um caderno de controle dos afazeres.

A regra das 5 horas

Esse método precede uma abordagem conhecida como aprendizagem ao longo da vida (lifelong learning), que considera que o aprendizado deve acontecer de forma acumulativa e constante, não se restringir a um lugar e ao tempo.

Em síntese, a regra das 5 horas consiste em destinar uma hora por dia ao aprendizado livre, totalizando cinco horas semanais.

6 dicas de organização pessoal

Agora que você já sabe o que é organização pessoal e seus benefícios, e compreendeu seus princípios e métodos que podem ajudar a desenvolver essa habilidade, veja algumas dicas para aplicar diariamente:

1. Anote os compromissos e as prioridades

Com as exceções dos gênios da memorização, é praticamente impossível manter uma organização pessoal aceitável sem anotar os compromissos, de preferência pelo grau de prioridade.

Não definir prioridades e não anotá-las na medida em que elas vão acontecendo, significa perder prazos e até clientes. Isso sem contar o prejuízo para sua vida pessoal e saúde. Faça um planejamento por período, seja ele diário, semanal ou mensal.

2. Organize os espaços físicos

Um pouco de bagunça pode ser até uma boa ideia na hora da brincadeira com as crianças ou na festa da família, mas na mesa do trabalho, escritórios e salas, ela é a maior inimiga da produtividade e da harmonia.

Além de perder tempo procurando um documento ou um objeto em um espaço desorganizado, é comum que a mente fique sobrecarregada. As consequências disso são: falta de concentração e foco, estresse e ansiedade.

Se você não sabe como organizar os espaços físicos, contrate alguém que faça isso da forma correta. Depois, basta manter a organização e seguir as demais dicas.

3. Agende as atividades por período

A agenda deve ser sua companheira de todas as horas para poder manter a organização pessoal e profissional. Nela deve constar todos os compromissos pessoais e profissionais.

Assim, você conseguirá organizar e reorganizar o dia de acordo com as necessidades e possibilidades, ou seja, a prioridade será, de fato, a tarefa mais importante a cumprir.

4. Estabeleça ações para atingir as metas

Agora que você já definiu e anotou as prioridades, organizou os espaços físicos e fez da agenda sua amiga inseparável, é hora de analisar as ações diárias.

Para isso, reflita: será que as suas atitudes estão te deixando cada dia mais próximo de alcançar suas metas? Você estabeleceu essas ações ou apenas seguiu um fluxo de acordo com o que estava acontecendo?

Caso você não tenha certeza ou não realizou esse passo de forma consciente, é importante fazer isso. Não se preocupe tanto com o resultado da sua meta – ela vai acontecer naturalmente se você tiver as atitudes corretas – agora, focar no caminho é o mais essencial.

E quando falamos em ações, não é apenas trabalhar 18 horas por dia, sem descanso, mas organizar essas ações para diminuir o tempo de trabalho e aumentar a eficácia e a produtividade. Isso também inclui o tempo de lazer, folgas, vida pessoal, saúde, esportes, etc.

5. Documente os resultados

Você pode aumentar o valor dos seus projetos e realizações ao documentar os resultados alcançados. Isso significa identificar a etapa em que está, e compreender os efeitos que esses resultados trouxeram, para assim se aproximar cada vez mais das metas.

Alguns dos principais questionamentos que devem fazer parte da documentação: o que foi feito? Quais motivos te levaram a tomar tal atitude? Quais os efeitos que esse resultado trouxe? Tudo saiu dentro do esperado ou teve percalços no caminho?

6. Utilize programas de gerenciamento

Talvez você ainda não esteja familiarizado com aplicativos e planilhas de gestão de tempo. Mas saiba que eles podem se tornar a solução que você tanto procura: a organização pessoal.

Não se trata de abandonar a agenda, as anotações e a documentação em papel, mas é uma forma de otimizar sua organização com o uso da tecnologia. Confira abaixo algumas sugestões:

Aplicativos para organização pessoal

  • Asana
  • Evernote
  • Trello
  • Google Drive
  • Todoist
  • Neotriad

Qual a importância da organização pessoal no trabalho?

Primeiramente, a manutenção de um ambiente organizado contribui para a saúde mental, já que a desorganização afeta diretamente o bem-estar emocional. Lembre-se: uma mente adoecida não sustenta um corpo saudável.

Além disso, a organização no trabalho é de extrema importância para qualquer profissional que deseja ter mais foco e produtividade no dia a dia, uma vez que permite otimizar a realização das tarefas.

Há também outros benefícios associados, como aumento da produtividade, redução e prevenção de acidentes, redução do estresse, bem-estar, e até economia nas finanças.

Agora que você já sabe o passo a passo para uma boa organização pessoal, qual dica melhor se aplica a sua rotina? Comente abaixo.

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FAQ – Perguntas Frequentes

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