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Organização: 5 métodos e qual a sua importância

Você tem ideia de como a bagunça pode afetar sua vida? Quer saber mais como a organização, a limpeza e o planejamento são capazes de ajudar sua performance diária?

São inúmeros os prejuízos que a falta de organização traz para a rotina de qualquer pessoa. Mas a maior parte das pessoas com quem converso não tem a menor noção do tamanho desse impacto.

A organização está diretamente relacionada à capacidade de concentração, criação, produtividade, saúde física e mental. É urgente e imprescindível estar mais atento ao que uma simples arrumação pode fazer com você.

Como estudo produtividade há mais de uma década, sei o quanto este assunto é importante e resolvi trazê-lo neste artigo. Escrevi sobre os principais aspectos da organização: sua importância e impactos positivos que poderá trazer, além de técnicas para você aplicar.

Você vai conferir os seguintes tópicos:

Sumário

O que é organização

Organização é o ato de organizar, dispor em ordem, de forma regular. Organizar é colocar em prática um conjunto de procedimentos que resultam no arranjo lógico de objetivos ou informações.

O ato de organizar auxilia, portanto, a estruturar tarefas, dados, materiais. Dividindo e sequenciando, com objetivo de facilitar o alcance do propósito final.

Quando organizamos nossa casa, nosso ambiente de trabalho ou até mesmo a nossa mente, estamos catalogando tudo de importante e descartando o que não serve mais. 

A organização nos permite economizar tempo e esforço em qualquer tipo de atividade.Seus benefícios são amplos, falo um pouco mais sobre eles a seguir.

A importância de se organizar

Se engana quem acha que manter a organização em dia só é importante para o ambiente de trabalho. Se engana mais ainda quem não se preocupa nem com isso.

Trouxe aqui 5 benefícios importantíssimos que a organização pode trazer para seu cotidiano profissional ou pessoal.

1. Organização aumenta sua produtividade

Sou um estudioso da produtividade e falo muito sobre o papel que a organização tem nisso.

Mesmo indivíduos que se assumem orgulhosamente bagunceiros admitem que um contexto limpo e organizado é sempre mais agradável de se estar e trabalhar. E existe uma explicação científica para isso. 

Uma pesquisa divulgada pelo Neuroscience Journal confirmou que a desorganização afeta nossa habilidade de concentração por conta do excesso de interferências visuais em nosso córtex cerebral. 

Olhar para uma sala com pilhas de caixas, documentos e objetos espalhados afeta a capacidade do nosso cérebro de processar informações. Ficamos confusos e sem energia.

2. Organização reduz estresse e depressão

Estar num ambiente confuso e sujo nos provoca uma sensação permanente de incômodo e irritação. De tão constante, podemos experimentar um estresse crônico e, em alguns casos, até mesmo a depressão.

Sabemos que pessoas deprimidas têm maior predisposição a negligenciar o ambiente que vivem, mas quebrar esse ciclo é fundamental para a saúde mental e física.  

Ao organizar o lugar onde passamos a maior parte do dia, eliminamos a impressão de que temos sempre algo “por fazer”, e ajudamos nosso cérebro a se livrar da percepção de que somos improdutivos, realimentando a negatividade sobre nós mesmos.

3. Organização ajuda nos relacionamentos interpessoais

Este benefício está intimamente ligado ao anterior. O contato social é essencial para nossa saúde mental. Porém, quem está deprimido tende a se isolar cada vez mais.

Manter um ambiente agradável à nossa volta é um convite para conviver com as pessoas que amamos. Reduz as brigas e auxilia a instalar um ambiente de paz e tranquilidade em qualquer tipo de relacionamento.

4. Organização ajuda a emagrecer

Quem está perdido nos afazeres do dia a dia facilmente negligencia suas escolhas alimentares. 

A desorganização consome o tempo que temos, seja pela dificuldade de concentração que faz com que tudo seja mais demorado ou pela dificuldade em encontrar aquilo que precisamos. 

Em contextos como esse, não sobra muita disposição para pensar na nossa disciplina alimentar, e acabamos sempre optando por alimentos prontos, altamente calóricos e pouco nutritivos. A conta vai chegar na balança.

5. Organização estimula sua criatividade

Quem se preocupa em organizar rotina, vive em ambientes limpos e com horários bem regrados, dorme melhor. E sabemos todos os malefícios que dormir mal traz para o nosso corpo.

Ter uma boa noite de sono permite que nosso cérebro retenha informações, aprenda e se concentre com mais facilidade. Assim você terá condições mentais de ser mais criativo e ter mais energia para as tarefas diárias. 

Dicas de organização do tempo

Para além de organizar documentos, arquivos e objetos, organizar o tempo que você dispõe é essencial, não apenas para melhorar o valor do seu trabalho, como também a sua saúde e a qualidade dos seus relacionamentos. 

Quando temos mais controle sobre nosso tempo, temos oportunidade de ser mais espontâneos, flexíveis, e ficamos com aquela sensação boa de “eu posso mais”. 

Ter mais tempo não significa fazer menos coisas ao longo do dia. Muito pelo contrário. Quem controla bem o próprio relógio acaba realizando mais todos os dias.

Veja 5 dicas de como você pode fazer isso.

1. Planeje os próximos 3 dias

Estatisticamente a organização semanal é a mais eficiente, mas as pessoas acabam desistindo facilmente dela. Em muitos contextos, os próximos 7 dias são muito difíceis de prever e tendemos a desanimar com essa tarefa. 

Por outro lado, planejar as próximas 24 horas também não funciona. Afinal, planejar é estar preparado para imprevistos. Ou seja, é necessário ter a flexibilidade de um prazo maior.

Por isso, quando planejamos apenas o dia seguinte, estamos vendo somente o que é mais urgente, não temos margem para encaixar improvisos que certamente vão ser necessários. 

Enfatizo a necessidade de planejar uma janela de 3 dias à frente. Assim você pode incluir momentos para auto aperfeiçoamento, lazer, ou lacunas para lidar com as pendências inesperadas.

Falo melhor sobre isso neste vídeo: Não Planeje o Dia!

2. Inclua hobbies na sua organização

Existem alguns dias que são mais pesados que outros. Se você incluir atividades que te ajudem a desestressar, isso vai ajudar a se renovar para o dia seguinte.

Sem ter esse cuidado consigo mesmo, com sua saúde mental, é mais provável que você deixe o planejamento ir por água abaixo por conta de um contratempo momentâneo que abalou sua capacidade de realizar.

Não precisa ser assim. Inclua momentos de diversão na sua vida. Eles são tão necessários quanto aqueles em que você está focado no seu objetivo.

3. Tenha uma rotina bem estabelecida

Muita gente tende a associar a palavra rotina à monotonia, tédio, mas isso não é verdade. Cabe a você organizar sua rotina para que ela seja leve e produtiva.

Conforme você se habitua à organização do seu dia a dia, você se conhece melhor. Vai saber, por exemplo, quais horários são mais produtivos, quais as necessidades do seu corpo em termos de horas de sono, práticas de atividades físicas, alimentação etc.

Dentro da sua organização pessoal, respeite seu próprio ritmo e faça testes até descobrir suas particularidades, observando ao que você se adapta melhor. 

4. Escolha uma só caixa de entrada de demandas

Atualmente recebemos demandas pelas diversas redes sociais, e-mails, ligações, e acabamos atordoados com tanta informação.

Esse excesso de estímulos faz com que a gente priorize sempre o que está ali na nossa frente, o que parece urgente, e esquecemos do que foi pedido há alguns minutos ou horas atrás. 

No momento de organizar tarefas, escolha apenas uma caixa de entrada, como o e-mail, por exemplo. Comunique as pessoas de que aquele é o veículo que devem utilizar para chegar até você. 

Assim você foca sua atenção ali e evita desperdiçar tempo e energia com demandas que podem esperar um pouco mais.

5. Utilize mapas mentais

Usar um mapa mental vai te ajudar a organizar ideias diante de uma tarefa. Seja organização no trabalho ou na vida pessoal. O mapa mental é um diagrama que ajuda o cérebro a estruturar as informações, organizá-las e memorizá-las.

Naqueles momentos em que estamos com muitas atividades na cabeça, usar este instrumento para fazer a organização de tudo que não podemos esquecer é um excelente ponto de partida para planejar os próximos passos.

O mapa mental é, inclusive, um dos meus métodos prediletos de organização de estudos para fixação dos conteúdos dos livros que leio.

Bônus: sistemas e métodos para evitar a procrastinação

Procrastinar faz parte da natureza humana. Só deixamos de procrastinar quando morremos. Mas, ainda em vida, podemos evitar que a procrastinação prejudique a organização do nosso tempo e a nossa produtividade.

Testei dezenas de métodos para evitar a procrastinação e compartilho 4 deles que gosto muito.

1. Mude de ambiente

Às vezes temos uma tarefa que não estamos com muita vontade de fazer e ficamos com dificuldade de concentração. Mudar de ambiente ajuda. Estudar numa biblioteca, trabalhar num café, por exemplo, são lugares que estamos menos confortáveis e temos que focar.

2. Coloque o celular em modo avião

A essa altura já não é novidade para ninguém o quanto as notificações do celular prendem nossa atenção, e roubam o tempo que poderíamos usar na organização das nossas vidas. Coloque o celular longe de você, se possível em modo avião para evitar essa distração.

3. Estabeleça pequenas metas

Metas intermediárias trazem aquela sensação do prazer da conquista. Na mente do procrastinador, por exemplo, ler mais é difícil porque chegar ao final do livro “demora muito”, melhor sentir prazer imediato rolando a tela nas redes sociais.

Mas imagine se você definir uma meta de ler 3 páginas por dia. Você pode aumentar aos poucos, se quiser, conforme for ficando mais fácil. Isso serve também para praticar exercícios físicos, organizar guarda roupas, documentos, limpar a casa etc.

4. Visualize o objetivo maior

A organização da rotina pode prever algumas tarefas monótonas, é verdade. Mas se você tiver em mente o objetivo maior, o propósito que te leva a querer realizar aquilo, tudo fica mais fácil. 

Imagine que você decidiu se organizar para aprender uma nova língua, e vai estudar 30 minutos todos os dias. Pensar na viagem que você vai fazer assim que estiver fluente vai te ajudar a persistir no estudo, mesmo nos dias que estiver desanimado

Quando você pensa na organização que gostaria de ter no dia a dia, qual é a sua maior dificuldade? Me conta nos comentários e podemos pensar juntos em como resolvê-la!

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