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Como fazer um planejamento semanal baseado na Tríade do Tempo

Hoje vou te ensinar a fazer um planejamento semanal com base na Tríade do Tempo, o conceito que desenvolvi com base científica e proponho a divisão das atividades em três critérios: importante, urgente e circunstancial.

Claro, eu aplico a Tríade do Tempo em todos os planejamentos que faço, sempre com objetivo de reduzir as minhas urgências.

Então, vou te mostrar como fazer um planejamento semanal enquanto organizo minha própria agenda. Vamos unir o útil ao agradável, pois você verá um exemplo real de planejamento.

A semana que está entrando será bem complicada… Na segunda, terça, quarta, quinta e sexta irei viajar para treinamentos e consultoria.

Então, pelo que calculei, durante a semana terei apenas 6 horas no escritório para executar uma quantidade gigantesca de atividades que precisam ser concluídas antes dessa viagem relativamente longa e vai fazer com que eu me ausente ainda mais.

Vamos lá? Planejei esse artigo explicativo nos seguintes tópicos:

Sumário

Por que planejar?

A falta de planejamento está diretamente relacionada com o nível de estresse. Quando a gente não se planeja, a urgência acontece com maior frequência e, com isso, surgem problemas secundários, como:

  • Insônia
  • Cansaço frequente
  • Baixa produtividade
  • Desânimo
  • Síndrome de Burnout

Assim, planejar é definir, sempre por escrito, o caminho que será percorrido. É prever os possíveis problemas, identificar os passos intermediários, definir os prazos e os recursos.

Outra definição de planejamento que gosto, inclusive que está no livro A Tríade do Tempo é:

“planejar é economizar tempo – tanto na realização de suas metas quanto no trabalho diário. Sucesso por obra do acaso é raro”.

Qual a importância do planejamento no seu dia a dia?

A semana que vem será atípica, apesar de constantemente fazer viagens a trabalho, não me recordo de passar tanto tempo fora e ainda preciso lidar com as coisas do escritório, algumas pessoais também.

Não vou me martirizar, vou planejar minha semana e administrar meu tempo. Quando se trata desse assunto, as pessoas acreditam que eu nunca faço horas extras.

A verdade é que eu faço quando quero e se for necessário. O importante é que estas horas a mais de trabalho sejam uma escolha e não se torne uma regra imposta pela vida. Esse é o primeiro ponto.

Além disso, planejar me oferece outros benefícios, por exemplo:

  • Maior autocontrole, uma vez que o planejamento reduz os níveis de estresse decorrente do acúmulo de obrigações e responsabilidades
  • Aumenta a produtividade, já que me torno capaz de usufruir melhor do seu tempo
  • Também gera motivação, pois a medida que alcanço as metas pré-estabelecidas no planejamento e vejo os resultados, fico feliz com o progresso

Como fazer um planejamento semanal em 4 passos

Esse planejamento deve ser feito com um calendário que possa mostrar todos os dias da semana e os eventos já agendados. O que facilita a visualização e, consequentemente, o planejamento.

O modelo de planejamento semanal proposto por mim, permite que você traga para sua semana ações relacionadas à vida pessoal, trabalho e metas de modo geral. O ganho estimado é de, no mínimo, 40 minutos diários na sua vida.

Resumidamente, esses são os quatro passos que trago na Tríade do Tempo para fazer um planejamento semanal. Irei explicar sobre cada um deles mais adiante.

Passo 1: previsão de ações relacionadas à identidade (missão, papéis e equilíbrio)
Passo 2: planejamento de ações relacionadas às metas conectadas
Passo 3: planejamento das tarefas e compromissos rotineiros
Passo 4: organização pessoal

Organização x produtividade – https://www.youtube.com/watch?v=CXZBzdSjToU


Não planeje o dia! https://www.youtube.com/watch?v=eSBqsafI6L4

Passo 1: previsão de ações relacionadas à identidade

Quando temos muita coisa para fazer, tendemos a ficar estressados e ansiosos. Como uma forma de minimizar essas ações, o mais indicado é “descarregar”, isso mesmo!

O princípio de descarregar consiste em tirar da cabeça qualquer tipo de “coisa a fazer” e colocar em alguma ferramenta de produtividade de sua escolha. Isso é poderoso por dois motivos:

  1. Permite que você reduza a ansiedade e minimize urgências, pois promove a segurança de ter suas demandas armazenadas em um local seguro.
  2. É a única forma de começar a criar o modelo mental de planejamento.

Para iniciar seu “descarrego”, você deve se perguntar:

O que posso fazer esta semana pela minha identidade? Que atividades precisam ser feitas para estes papéis (ex. funcionário, esposo, amigo, etc.)? O que posso fazer para melhorar o equilíbrio emocional, físico, espiritual e mental?

Logo depois, você precisa incluir no seu planejamento semanal ações específicas para atender as necessidades dos seus papéis, fortalecer seus relacionamentos e melhorar seu equilíbrio.

Passo 2: planejamento de ações relacionadas às metas conectadas

Dando continuidade ao guia de como fazer um planejamento semanal, essa é a hora de colocar suas metas em ação. É justamente o que você faz no dia a dia que permite alcançar suas metas.

Recomendo utilizar a regra 8-4-2:

  • 8 metas para serem realizadas ao longo de um ano
  • 4 metas para serem trabalhadas ao longo de um mês
  • 2 metas para serem executadas durante a semana

No livro a Tríade do Tempo, explico como definir metas para cada um desses períodos. também tenho um artigo explicando como definir e alcançar metas.

Para esse segundo passo, você deve selecionar as atividades relacionadas às metas que devem ser executadas ao longo da semana. Recomendo apenas 2 mesmo para não gerar ansiedade desnecessária.

Gosto das metas conectadas, pois permite colocar os elementos mais importantes em primeiro lugar na nossa semana. Consequentemente, atuamos de forma proativa em busca de nossos objetivos

Passo 3: planejamento das tarefas e compromissos rotineiros

Chegamos ao momento de definir as tarefas e os compromissos rotineiros que devem ser cumpridos durante a semana. Mesmo que você tenha fixado na mente o que é preciso fazer, anote na agenda!

A grande diferença do processo de planejamento semanal é, justamente, a previsibilidade das atividades da esfera da importância. Desse modo, você reduz também as possibilidades das urgências.

Inclusive, na hora de fazer seu planejamento semanal, tente prever os possíveis problemas ou urgências que possam acontecer em alguma atividade importante. Consequentemente, planeje ações ou antecipe atividades para minimizar esse risco.

No meu caso, por exemplo, o meu voo de ida está marcado para 15h e a previsão de pouso em Mogi é às 18 horas, minha primeira palestra é terça às 9h. Obviamente, não vou montar a apresentação na segunda de manhã, mas sim na sexta da semana anterior.

Além disso, antes do primeiro compromisso, preciso fazer um ensaio da apresentação particular e chegar com antecedência ao local do evento. Trânsito, atraso no voo, demora no Uber, tudo isso são possíveis imprevistos.

Mapeá-los é uma forma eficiente de controlar ou reduzir seu estresse diário.

Passo 4: organização pessoal

Em uma semana cheia, a segunda-feira deve ser cautelosamente planejada. Não deve ter coisas demais para que tudo possa ser concluído e não estrague o resto da semana.

Começar uma semana com organização ajuda a manter sua produtividade pessoal. Então, durante o planejamento semanal, você deve priorizar uma tarefa, a fim de organizar seus papéis, limpar os e-mails, passar as informações para o seu sistema de arquivo, etc.

É nessa hora que você também pede ajuda. Eu tenho 9 tarefas que vou delegar na segunda para a minha equipe de forma que eu fique apenas com a verificação e não com a execução das atividades.

Também, existem 2 atividades que clientes me pediram e vou tentar negociar o prazo na segunda-feira. Isso tudo é definido previamente na sexta.

O planejamento da minha semana

Agora confira abaixo como ficaria esse planejamento em uma agenda convencional:

modelo de planilha planejamento semanal

Dicas para organizar a sua semana

O ideal é não planejar mais de 70% do seu tempo, pois acontecem imprevistos. Se você está iniciando esse processo, planeje no máximo 50%.

Também separei algumas dicas resumidos que te podem ajudar a melhorar o planejamento da sua semana:

  1. No começo, planeje apenas 4 horas diárias, depois vá aumentando essa quantidade à medida que for pegando a prática.
  2. Preocupe-se com as segundas-feiras. Em geral, elas concentram o maior volume de tarefas, por isso, sempre que possível, evite agendar reuniões ou atividades que tomem muito tempo.
  3. As tarefas e compromissos devem ser colocados na sua programação semanal de acordo com o tipo de evento:
    • Compromissos: devem conter um nome que facilite sua identificação, a duração prevista e as pessoas envolvidas.
    • Tarefas: devem conter o espaço para priorização (1, 2, 3…), o nome da tarefa, a duração em horas e a legenda da tríade (I = importante, U = urgente, C = circunstancial).
  4. Crie atividades com duração reduzida (máximo 4 horas). Se a tarefa estiver grande demais, divida-a em atividades menores. Delegue se necessário.
  5. Quando uma atividade depender de outra pessoa, separe um momento de follow-up para você com dois ou três dias de antecedência.
  6. Analise as reuniões da semana, veja se o objetivo da reunião está claro e funcional. Caso não esteja, envie um e-mail para levantar o propósito da reunião e esteja preparado.
  7. Anote na agenda tudo o que aparecer durante a semana. Não há problema se todos os espaços não estiverem preenchidos, o importante é ter controle.
  8. Por fim, não se desespere se algo não acontecer conforme o planejamento.

Como fazer um planejamento semanal no Word?

Você pode simplesmente salvar e imprimir a imagem do planejamento semanal que fiz ou criar no seu word. Basicamente, eu criei em tabela com 9 colunas e 37 linhas, depois mesclei algumas células e preenchi com o texto; o uso de imagens e ícones é opcional.

O planejamento semanal word também pode ser feito com base nos modelos gratuitos que a própria Microsoft oferece. Separei três deles abaixo, basta baixar e montar o seu!

Ferramentas para ajudar a realizar o planejamento semanal

Aproveito e trago também algumas sugestões de ferramentas para montar o seu planejamento semanal. Sinta-se à vontade para utilizar outros modelos além do proposto por mim.

Google Agenda – É um tipo de calendário do Google que permite adicionar a rotina do usuário, agendar compromissos, lembretes.

Ele é bem intuitivo e pode ser sincronizado com outros aplicativos de organização para controlar atividades diferentes.

Trello – O aplicativo de organização já é utilizado por mais de 35 milhões de usuários e por 80% das empresas! Sua interface é composta por quadros e cartões para você criar o que quiser, desde checklist até anexar arquivos.

Além disso, as tarefas podem ser visualizadas em cronogramas ou tabelas, sendo também possível definir métricas de produtividade.

Asana – é uma das mais conhecidas plataformas de gerenciamento de trabalho online. Ela foi desenvolvida para ajudar as equipes a se organizarem em seus projetos, mas também pode ser utilizada para organização de tarefas pessoais.

As suas principais funcionalidades incluem: cronogramas com diagrama de Gantt, criação e monitoramento de metas e geração de relatórios.

Neotriad – essa ferramenta, que mencionei ao longo do artigos várias vezes, permite categorizar suas tarefas como importantes, urgentes e circunstanciais, o que facilita muito na organização das atividades do planejamento semanal.

Uma funcionalidade interessante é que ele emite relatórios e dados sobre seu planejamento de rotina e gestão. O seu uso está habilitado tanto para o computador quanto para o celular.

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