Pular para o conteúdo
Início » O que é POP? Como fazer procedimento operacional padrão?

O que é POP? Como fazer procedimento operacional padrão?

No artigo de hoje vamos falar sobre o que você precisa para aprender como fazer procedimento operacional padrão no seu trabalho, um recurso super útil para delegar tarefas e liberar tempo para atividades mais importantes.

Afinal, quando falamos em melhorar a gestão do tempo para alcançar um patamar de maior produtividade, estamos falando também de otimizar o tempo gasto com outras tarefas.

Por isso, entender o que é procedimento operacional padrão e como ele deve ser estabelecido é um passo muito interessante para que a metodologia de produtividade dê certo. 

Vamos abordar aqui os seguintes tópicos sobre o tema:

Sumário

O que é (POP)?

O Procedimento Operacional Padrão, também conhecido pela sigla POP ou pelo nome em inglês “standard operating procedure”. Trata-se de um conjunto de diretrizes com informações relevantes para execução de determinada atividade.

Em geral, esse conjunto de informações fica registrado num único documento.

O documento que detém os dados do procedimento operacional padrão deve estar acessível a todos os colaboradores responsáveis por aquela atividade. A ideia é que qualquer um deles seja capaz de realizá-la a partir das instruções contidas no documento.

Alguns dos elementos que podem compor o documento onde o POP está descrito são: instruções gerais para execução, passo a passo, fluxograma, checklists para revisão e controle da qualidade. 

Em geral, prepara-se um procedimento operacional padrão para cada rotina, dentro de cada área. Então uma mesma empresa, ou até mesmo uma única gerência, pode ter vários POP.

Agora vamos entender todas as possíveis utilidades de estabelecer um procedimento operacional padrão.

Para que serve o procedimento operacional padrão (POP)?

Além da utilidade mais evidente de disseminação de informação necessária para que uma rotina seja executada, a elaboração serve também para:

  • Nivelar conhecimento entre os colaboradores envolvidos no procedimento
  • Padronizar processos de produção e maneiras de executar as atividades
  • Garantir a qualidade do produto final ou serviço prestado
  • Facilitar a delegação de tarefas por parte dos gestores
  • Identificar possíveis desvios a serem corrigidos no processo de produção
  • Evitar erros ou acidentes de trabalho

Quando temos um procedimento operacional padrão bem estruturado e fielmente executado, garantimos que determinado patamar de qualidade será atingido.

Lembre-se que seguir o que está descrito no POP é tão importante quanto aprender como fazer procedimento operacional padrão.

Quando existe a preocupação de se cumprir o que está previsto no POP, qualquer desvio do resultado esperado terá sua causa mais facilmente identificada. Para isso, basta repassar o passo a passo registrado no documento.

Qual importância do procedimento operacional padrão para gestão do tempo?

Existe uma dificuldade comum em muitos gestores: delegar tarefas.

Principalmente aqueles gestores que vieram do nível técnico dentro da empresa tendem a carregar consigo o cuidado pelos detalhes. Isso faz com que acabem concentrando muitas tarefas operacionais e fiquem sem tempo de pensar na estratégia.

Porém, um bom gestor deve saber coordenar o quadro geral dos resultados e não ficar conferindo e realizando cada pequeno detalhe da operação. Para isso, ele precisa selecionar uma equipe de qualidade em que confie.

A adoção do procedimento operacional padrão facilita muito a vida do gestor que tem dificuldades em delegar. Ele só precisa garantir que o documento esteja completo e bem redigido.

Idealmente, com este guia em mãos, qualquer funcionário será capaz de reproduzir o processo e chegar ao resultado esperado. Inclusive, se for necessária alguma capacitação adicional para o trabalho, ela também deve estar indicada no POP.

Assim o “gerente concentrador” pode confiar que as rotinas estão bem executadas e sobrará tempo para focar sua atenção em pensar a gestão estratégica da empresa. 

Trata-se de eliminar desperdício de energia e concentrar sua produtividade em atividades de outro nível. 

Vamos agora entender como fazer procedimento operacional padrão.

Como fazer um (POP)?

Como o procedimento operacional padrão só será útil se for efetivamente utilizado, ele precisa ter linguagem simples e objetiva

A forma como a informação é apresentada também faz diferença. Textos corridos podem ser cansativos de serem lidos rotineiramente. Acaba sendo um desestímulo à leitura, permitindo que alguns detalhes passem despercebidos.

O que você vai precisar?

Para estruturar as explicações, prefira, sempre que possível, alguma representação gráfica. Seja em bullet points, em fluxograma ou em checklists, por exemplo.

Passo a passo:

1. Definir o formato

Antes mesmo de começar a colocar a mão na massa, é preciso definir o modelo mais adequado para o registro das informações no documento.
Os modelos mais utilizados são checklists, passo a passo ou fluxogramas. Veja as vantagens e desvantagens de cada um.

Passo a Passo ou Bullet Points
O maior ponto positivo é a fácil visualização do conteúdo por qualquer leitor, ao contrário do que aconteceria com texto corrido. A desvantagem é não haver a possibilidade de marcar o que foi feito ou não, o que pode dificultar o controle durante a execução.

Checklist
A maior vantagem é ser objetivo e bastante visual, o que facilita o entendimento e controle de cada passo. A desvantagem é não haver maneira de registrar detalhes, apenas ticar se foi feito ou não.

Fluxograma
A desvantagem deste modelo está por conta da maior complexidade na sua elaboração. Mas, junto com ela, vem a grande vantagem que é poder registrar mais detalhes sem abrir mão da facilidade de entendimento do conteúdo bem estruturado visualmente.

2. Elaborar o documento

Agora é chegado o momento de consultar as pessoas efetivamente encarregadas daquela rotina. O documento deve ser elaborado por elas, por quem conhece cada etapa a fundo.

O registro deve ser objetivo, mas o mais completo possível, com tudo que for relevante.

Na documentação devem constar: 

– O nome e o objetivo do Procedimento Operacional Padrão.
– A área que deve aplicá-lo e o rol de profissionais, por cargo, que deve utilizá-lo.
– Passo a passo, checklist ou fluxograma com os respectivos responsáveis.
– Prazos para cada entrega ou atividade.
– Documentos complementares ou de referência, como manuais, por exemplo.
– Eventual necessidade de treinamento dos membros da equipe.
– Significado de siglas ou termos específicos importantes para a tarefa.

3. Revisar

A revisão do documento pode ser liderada pelo coordenador ou gestor daquele procedimento. É interessante que todas pessoas que conhecem o processo também participem da revisão, inclusive utilizando o documento como teste para execução.

Recomenda-se estabelecer um prazo para que a revisão seja feita periodicamente. Assim fica assegurado que eventuais atualizações sejam contempladas.

4. Executar o procedimento operacional padrão

Talvez essa seja a etapa mais importante. Quando falamos sobre como fazer procedimento padrão, temos que ter em mente que executá-lo fielmente é o passo que efetivamente trará o resultado que buscar. É preciso garantir que o documento será seguido.

Neste vídeo falamos sobre 5 dicas para equipes mais produtivas e sobre a importância de ter clareza do objetivo do que se está fazendo. Vimos aqui o quanto o POP pode contribuir para isso.

Se você ainda tem dúvidas sobre como fazer procedimento operacional padrão, escreve sua dúvida nos comentários. Teremos prazer em ajudar! 

FAQ – Perguntas frequentes

Comente também

O seu endereço de e-mail não será publicado.