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Reunião produtiva: 7 passos de como fazer

Já parou para refletir como fazer uma reunião produtiva é desafiante? Infelizmente, o mundo corporativo criou péssimos hábitos para condução e realização desses encontros, os tornado uma verdadeira perda de tempo.

Se tem uma coisa que defendo é que o tempo é o nosso bem mais precioso. Isso porque, a otimização do tempo está diretamente relacionada à produtividade e qualidade das entregas. Uma equação que, se em equilíbrio, pode gerar eficiência no fluxo de trabalho.

Proponho que na sua próxima reunião siga as dicas que vou passar para estabelecer uma cultura de produtividade e gestão de tempo na sua empresa. Você verá como fazer uma reunião produtiva é simples!

Veja o que irei abordar ao longo deste artigo:

Sumário

O que é uma reunião de trabalho produtiva?

Se você deseja aprender como fazer uma reunião produtiva, é preciso começar do básico e entender o que é uma reunião, seus objetivos e como podem ser categorizadas.

Veja a definição abaixo, extraída da publicação Condução de Reuniões, das autoras Ana C. de Medeiros e Maria de J. Rezende:

“Uma reunião é o encontro de duas ou mais pessoas para discutir algum assunto em pauta, trocar ideias e até mesmo experiências sobre um ou mais assuntos para que haja aceitação por todos os envolvidos e assim provocar uma decisão coletiva, em que todos se comprometam com o que foi decidido”.

Uma reunião de trabalho, por sua vez, nada mais é do que uma ferramenta que serve para definir metas e objetivos empresariais, tais como:

  • Integração de novos funcionários à empresa
  • Desenvolvimento e aprimoramento de habilidades dos funcionários
  • Busca de soluções e melhorias para produtos e/ou serviços da empresa
  • Apresentação e discussão de novas ideias
  • Definição de novas regras e rotinas de trabalho
  • Analisar as causas de problemas
  • Tomada de decisões em equipe

Além disso, as reuniões de trabalho podem ser categorizadas em três tipos, segundo seu objetivo. Conheça:

  • Reunião de informação: seu objetivo é puramente informativo e não visa estimular debates, logo, a interação entre os participantes pode ser mínima. Nesse tipo de reunião, pode-se envolver o recebimento ou a divulgação de informação.
  • Reunião para tomada de decisão: tem por escopo, por meio de troca de informações, identificar alternativas para a solução de problemas e definir a implantação das decisões adotadas.
  • Reunião de avaliação: as decisões anteriormente tomadas têm seu desenvolvimento ou implantação verificados e acompanhados. Novas medidas de acerto também podem ser sugeridas.

Como as exageradas reuniões online geraram a fadiga do zoom

Em complemento à pesquisa da Microsoft que mencionei ao início do texto, resolvi abrir esse tópico para falar especificamente das reuniões virtuais e como o seu excesso causou um novo fenômeno chamado “Fadiga do Zoom”.

Antes de tudo, eu não posso negar que essa modalidade de reunião apresenta benefícios em termos de infraestrutura e operacionalização, como a redução de custos, agilidade e facilidade de controle.

Mas uma pesquisa da Universidade de Stanford traz à torna o fato de que é extremamente cansativo em ficar o dia todo em chamadas de vídeo. Quatro fatores, em especial, podem provocar essa fadiga:

  • Cansaço visual por olhar para telas em curta distância
  • O efeito espelho de olhar para si o dia todo
  • A mobilidade reduzida por se manter sentado muito tempo
  • Excesso de comunicação não verbal, como gestos

Trago ainda outro fator que contribui diretamente para essa estafa mental: a multitarefa. Muitas pessoas ainda insistem em fazer simultaneamente várias tarefas que exigem atenção, mas não se dão conta que podem não estar executando nenhuma delas bem.

Você, como gestor, precisa estar atento a esses fatores se deseja fazer uma reunião produtiva e que, de fato, trago resultados a curto prazo.

5 dicas para tornar reuniões virtuais mais produtivas

Com esse momento do mundo focado em trabalho no home office e reuniões utilizando ferramentas online, desenvolver algumas estratégias para tornar esses momentos mais produtivos é fundamental.

Pode parecer que não, mas no virtual, muitas reuniões se tornam mais cansativas que no presencial e isso pode impactar diretamente a qualidade de vida do time.

1 – Reuniões mais curtas

Não adianta querer fazer a reunião do time que levava três horas na sala de reuniões, com a mesma pegada na Internet.

O que eu recomendado é não ultrapassar os 50 minutos e se for necessário, faça dois momentos com um intervalo de dez a quinze minutos entre esses períodos.

Se você segue por horas a reunião, você não perde apenas tempo, mas sim o foco das pessoas, que começam a ver e-mails, redes sociais e prestar a atenção em outras coisas.

2 – Tenha um roteiro

Como sugestão nas reuniões virtuais, comece apresentando o objetivo da reunião (o que vai ser definido ao término do encontro), pontue o que deve ser discutido e dê o tom para a reunião (se precisa de participação, peça no começo e reforce o ponto, se precisa de foco e atenção a mesma coisa e assim por diante).

Siga o roteiro que foi previamente definido e a cada item completado, procure “ticar” como se fosse uma tarefa completada, isso mostra ritmo e que a reunião está sendo conduzida e não perdida.

3 – Escolha uma tecnologia segura e estável

Existem centenas de softwares que fazem reuniões virtuais, a sua escolha precisa ser um produto em primeiro lugar seguro, fácil de uso, com performance e de preferência que se integre as tecnologias de agenda que você tem (MS Outlook, Google, etc).

A minha escolha foi o Webex, da Cisco, que é uma empresa líder no segmento de tecnologia e conectividade no mundo. O Webex tem anos de estrada, é seguro, estável e com todos os recursos que eu preciso.

A segurança é um ponto forte da Cisco, comparada a outras empresas e isso realmente faz a diferença, não é a toa que é líder no mercado nas grandes corporações e nesse momento de COVID, transformou o Webex em uma solução para pequenas e médias empresas também, oferecendo o produto gratuitamente. Vale experimentar.

4 – Menos gente e com funções determinadas

Reunião não é curso ou palestra, é um local para pessoas reunidas, tomarem decisões, executarem ações ou colaborarem com seu conhecimento. Se nenhuma dessas três variáveis está presente em um dos participantes, ele nem deveria participar do encontro.

Simples. Quanto menos pessoas, menos interrupções e menos tempo perdido.

Custa caro a hora das pessoas, por isso, não traga seu departamento todo, selecione uma pessoa para participar e que depois compartilhe os pontos principais com o time, preferencialmente por e-mail, Teams/Slack ou vídeo gravado (e não com outra reunião).

5 – Você precisa mesmo dessa reunião?

Muitas reuniões poderiam ser trocadas por um simples e-mail, conversa no MS Teams ou no Slack, no grupo de WhatsApp ou em uma simples conversa telefônica de minutos.

Eu sempre gosto de recomendar a dieta de reuniões, tratando esses encontros com certa reverência e notoriedade, para que não sejam banalizados e se tornem um problema.

3 erros que podem acabar com a produtividade das reuniões

Que as reuniões são um problema gigante nas empresas de qualquer porte, todo mundo já sabe, porém é um problema passível de solução. Não vou dizer que é simples ou fácil, mas é algo realmente factível.

Há muitos anos desenvolvemos na TriadPS programas para redução ou melhora das reuniões. Tivemos sucesso em boa parte dos casos, com redução de milhares de reais em reuniões.

O que torna o assunto ainda mais delicado de falar, pois quem gostaria de divulgar que na sua gestão havia um desperdício de alguns milhões com reuniões inúteis? O que vejo é que os líderes estão começando a querer lutar essa batalha o que é legal.

Nesse tempo todo, trabalhando com esses processos, aprender com os projetos onde falhamos é o mais importante, pois ali está a sabedoria de acertar na próxima.

Selecionei três pontos que prejudicam o processo de melhoria das reuniões na empresa.

1 – Reunião improdutiva é a forma mais simples de mascarar a ineficiência.

Você com certeza conhece uma série de profissionais, líderes e parceiros que disfarçam sua incapacidade através de reuniões e mais reuniões. Se não são capazes de tomar a decisão ou se tem medo de decidir sozinhos, porque não agendar mais encontros para conversar sobre?

Esse é o tipo de caso, onde um processo de reuniões eficiente, pode ser perigoso para quem está se mascarando. Ai o boicote é natural, mesmo que na surdina as coisas não vão acontecer.

Não adianta apenas treinamento, campanha ou discurso se os líderes e as equipes não se envolverem, de verdade. Se não aceitarem que o problema não é apenas a reunião, mas também nas decisões.

É preciso que o processo comece e continue em um crescente, olhando em vários aspectos ou todos os velhos hábitos voltam a se instalar rapidamente.

2 – Condutores (ou consultores) ruins destruindo a possibilidade de melhorar

Estive em um cliente para conduzir a reunião de conselho deles. Antes e no começo da condução, senti um certo descrédito dos participantes, mas não sabia exatamente o porquê. Depois de fecharmos a reunião prevista para durar 4h bem antes, um diretor contou a história.

Eles haviam contratado para a reunião anterior, um “consultor de reuniões”, depois de assistir um curso online sobre reuniões. Eu vi o curso, um resumo muito mal feito do meu livro Estou em Reunião (inclusive feio de não citar a fonte das pesquisas e do conteúdo que mostrou).

Resultado: o cara foi tão mal que nem conseguiu terminar a reunião, foi expulso no meio.

Leva tempo para formar um condutor profissional de reuniões, nesse caso o tempo é que faz a experiência e não a leitura de livros ou cursos apenas. Se o cara não tiver pelo menos 400 horas de condução no histórico, com técnicas adequadas, não vai conseguir lidar com os problemas da dinâmica de uma reunião mais complexa.

E ai todo o processo cai em descrédito, o que é péssimo. Tem gente boa no mercado, séria, porém para cada bom profissional existe o quádruplo de ruins. Selecione bem.

3 – Tecnologia mal aplicada

Muitas empresas compraram tecnologias caríssimas de teleconferência, vídeo presença, etc. Tecnologia funciona, se bem aplicada. A questão é realmente saber quando, como e onde usar, treinar as pessoas corretamente e medir o retorno desse investimento.

Tenho discutido muito com o pessoal da Added e da Cisco, de forma a criar métricas para a empresa que o investimento nessas tecnologias realmente reduz custos, aumenta a produtividade e que o ROI vai fazer todo o processo ser pago em poucos meses.

Tecnologia de reunião, não é apenas ligar uma câmera no Skype do seu computador e sair fazendo a reunião é um processo completo de colaboração que envolve diversos conceitos.

É possível melhorar as reuniões da sua empresa. Deve fazer parte da estratégia, de toda a diretoria, de toda a empresa. Tudo começar por querer melhorar, depois com as técnicas e a tecnologia certa o processo começa a fluir.

Os 5 P’s de uma reunião produtiva

Seja em reuniões virtuais ou presenciais, para o sucesso desses encontros é preciso saber conduzi-los. Eu particularmente gosto de seguir a estratégia dos 5 P ‘s, sinto que minhas reuniões além de produtivas são mais eficientes.

Trago abaixo um breve resumo dessa estratégia:

  • Propósito: todas as reuniões produtivas têm um propósito. Isso significa que os participantes devem entender o real motivo daquele encontro e o que se espera alcançar.
  • Preparação: além de você, gestor, todos os participantes devem ir à reunião preparados. Dei-lhes a oportunidade de consultar previamente a pauta do encontro para trazerem dados e opiniões capazes de contribuir positivamente para a reunião.
  • Progresso: como facilitador do encontro, também é a sua documentar todo o progresso da reunião, inclusive os próximos passos. Uma reunião só é produtiva quando todos saem com mais clareza do que fazer do que quando entraram.
  • Participação: reunião não é monólogo, é discussão, conversa. Logo, as reuniões mais produtivas são caracterizadas pela participação de todos os convocados, mesmo que seja mínima.
  • Processo: as reuniões produtivas também seguem um processo claro, definido em pauta previamente. No caso de reuniões recorrentes, o ideal é adotar um modelo de processo.

Passo a passo de como fazer uma reunião produtiva

Como mostrado acima, as reuniões para serem produtivas seguem alguns princípios básicos. Mas agora quero te mostrar, na prática, como fazer uma reunião de sucesso e com a participação de todos os envolvidos.

Abaixo, montei um passo a passo:

1 – Monte um planejamento

Primeiramente, planeje. Antes de convocar pessoas para uma reunião é necessário definir o propósito, os pontos que precisam ser solucionados, o que deve ser alcançado quando a reunião terminar, bem como os itens que ajudarão a tornar isso possível.

Se tiver dificuldade em montar esse planejamento, algumas perguntas podem auxiliar na sua construção:

  1. Qual problema desejo resolver?
  2. O que eu desejo discutir nesta reunião?
  3. Quais resultados e ações eu desejo ter claro ao fim da reunião?

Depois, defina o tempo de duração do encontro e o momento das pausas, considerando os pontos a serem discutidos e a quantidade de participantes. Tente não ultrapassar o tempo de 1h30 para reuniões precisais e 40min para online, exceto quando houver necessidade.

Com o planejamento definido, envie aos participantes na convocação e durante a reunião mantenha visível a todo o momento.

2 – Convite

Faça uma lista e comunique antecipadamente as pessoas que serão convidadas para essa reunião. Se possível informe a pauta da reunião e os assuntos que serão tratados, dessa forma as pessoas que irão participar já ficam cientes e podem trazer dúvidas ou sugestões.

3 – Conduza a reunião

Como mediador da reunião é a sua responsabilidade dar um tom positivo e produtivo à reunião. Dessa forma, cabe a você organizar as conversas, gerenciar as distrações e fazer registro do que for discutido. Se preferir, eleja alguém para fazer a ata.

Algumas atitudes podem te ajudar a fazer uma reunião produtiva:

  • Encoraje a participação dos convidados. Se estão ali é porque, de alguma forma, são necessários.
  • Quebre o gelo. O humor e o riso, desde que de forma moderada, podem estimular comportamentos positivos nas reuniões e incentivar a participação.
  • Redirecione as reclamações. Algumas reuniões podem desencadear reclamações e insatisfações. Esteja preparado para isso e as direcione para outro momento oportuno.

4 – Tenha atenção ao tempo

Em reuniões com muitos tópicos, é comum que a discussão se estenda por mais tempo além do previsto. Por esse motivo, é importante iniciar a reunião com pontualidade e honrar com o tempo dos participantes.

Além do mais, controlar o tempo é dever de todos na reunião. Quando o tempo fica visível, é mais fácil de conseguir manter o controle da conversa e focar no que é importante.

Dica: na 25 de março, por exemplo, existem cronômetros de até 2h por menos de R$ 30!

5 – Pense nos intervalos

É importante manter pequenos intervalos em reuniões longas, ou que demandem muito assunto. Isso ajuda a relaxar alguns minutos para que os envolvidos voltem com mais foco.

6 – Gerencie as distrações

Em um artigo aqui do blog sobre multitarefas, já expliquei como a nossa produtividade cai ao fazer várias coisas ao mesmo tempo. Só para relembrar, o nosso cérebro não consegue executar bem duas atividades que exigem foco e atenção.

Desse modo, antes de iniciar a reunião, deixe claro ao participante que o foco é seguir a pauta e distrações como celular e conversas paralelas não têm espaço naquele momento.

7 – Monte um plano de ação

Uma reunião é considerada produtiva quando são encontradas as soluções para os problemas levantados na pauta e os objetivos alcançados. Para tal, é preciso um conjunto de ações e tarefas a serem executadas posteriormente.

O plano de ação é uma forma de evitar que tudo o que foi discutido cai no esquecimento. Por isso, ele deve conter as tarefas, os responsáveis por elas, os prazos, os indicadores de acompanhamento e a data do próximo encontro.

Ao fim da reunião, envie um e-mail aos participantes agradecendo a presença de todos, anexe também a ata e o plano de ação.

[EXTRA] Dicas para ter mais resultados nas reuniões – https://www.youtube.com/watch?v=DX-S0UnO4B0

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