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Indicadores de produtividade: 4 exemplos e 5 dicas de como fazer

Não existe fórmula mágica para ser mais produtivo: quanto mais métricas, melhor será seu resultado. E nesta tarefa de mensuração, os indicadores de produtividade são uma excelente ferramenta.

Como você pretende ser mais produtivo sem saber como está sua situação atual? E como você vai saber se seu esforço valeu a pena e o seu objetivo foi alcançado? É preciso medir, não tem jeito!

Sei que muita gente torce o nariz quando falamos de indicadores, mas sem indicadores de produtividade você ou sua equipe correm o risco de trabalhar, trabalhar e nunca evoluir. Eles são um recurso essencial para atingir a excelência que você busca.

Vamos desmistificar esse assunto por completo. Neste artigo vou falar sobre o conceito dos indicadores de produtividade, como podem ser usados, exemplos mais comuns e ainda responderei algumas perguntas frequentes sobre o tema. Acompanhe!

Sumário

O que são indicadores de produtividade

Indicadores de produtividade são uma importante ferramenta de gestão para qualquer tipo de negócio ou até mesmo para sua vida pessoal.

De acordo com o AGUIA (agência USP de gestão da informação), o uso de indicadores e métricas de produção científica tornou-se prática rotineira na avaliação da qualidade e desempenho de pesquisa.

Por exemplo, quando uma empresa ou uma equipe define sua meta anual, ao longo do período são os indicadores de produtividade que vão sinalizar o avanço alcançado até o momento e ajudar na identificação de possíveis problemas.

Eles funcionarão como uma espécie de painel de controle do índice de produtividade, a partir do qual será possível monitorar a contribuição de cada um para o objetivo final.

Em caso de qualquer entrave não previsto, são os indicadores de produtividade abaixo do esperado que ajudarão a reconhecer o que precisa ser corrigido. Trata-se, portanto, de um recurso poderoso para a tomada de decisões.

Indicadores de Produtividade: principal vantagem

Além das vantagens apontadas no tópico anterior (caso você não tenha lido, recomendo fortemente que volte e leia), trago aqui o que considero a principal vantagem de usar os indicadores de produtividade.

Os indicadores de produtividade ajudam a priorizar o que é verdadeiramente mais importante.

É muito comum vermos gestores tentando acompanhar tudo ao mesmo tempo. São montanhas de relatórios, planilhas, reuniões, muitas informações de todos os lados. No final das contas o esforço de monitorar tudo é inútil e extremamente cansativo para qualquer um.

O bom gestor precisa ser eficiente e focado. Ele vai usar os indicadores para entender melhor em detalhes o que é realmente valioso. Vai ser esse o ponto de partida para todas as suas decisões. 

Ter uma noção do quadro geral é importante, mas mais importante ainda é saber o que dentro desse quadro geral deve ser observado com lente de aumento. 

É uma atitude que faz toda diferença, inclusive, para gerir melhor o tempo, repensar processos, identificar oportunidades de inovação, reavaliar investimento de recursos etc.

Indicadores de Produtividade: 5 dicas de como criar e implementar

Preparei um guia rápido das etapas que precisam ser realizadas para usar indicadores de produtividade em seu negócio.

1. Identificação

Para usar indicadores de produtividade que sejam de fato relevantes para seu negócio, é preciso primeiro avaliar as metas e pensar no que vale a pena medir, acompanhar, dentro do processo de produção. 

Nesta etapa, vamos selecionar os recursos mais importantes para o alcance da meta final onde queremos chegar.

2. Coleta

Nesta etapa, as lideranças e profissionais envolvidos vão começar a coletar as informações relevantes. Para isso, é preciso documentar detalhadamente os recursos e produtos envolvidos no processo selecionado para a mensuração do índice de produtividade.

3. Análise

Agora chegou o momento de analisar os dados coletados e entender suas características como, por exemplo, sazonalidades nos resultados obtidos, fatores específicos que podem ter gerado impactos por um determinado período de tempo etc.

A partir desta análise o gestor conhecerá qual é o patamar de produtividade atual e poderá pensar qual é o nível desejado como meta. A meta precisa ser desafiadora, porém factível de ser alcançada.

4. Implementação

É nesta fase que, com a validação da alta administração, os indicadores de produtividade entrarão em vigor na companhia e serão apurados de tempos em tempos. 

É interessante que os resultados dos indicadores de produtividade sejam periodicamente mensurados e divulgados para toda equipe envolvida no processo em questão.

Será o acompanhamento dos resultados periódicos que as ações e tarefas de cada profissional poderá ser direcionada ou corrigida sempre que necessário. 

Sem prioridades bem estabelecidas, o trabalho não vai evoluir.

5. Revisão

Além do monitoramento periódico, é interessante que a gestão se reúna para revisar o trabalho feito. Revisar não somente os resultados para verificar a apuração realizada como também checar a relevância daquele índice de produtividade.

Às vezes o gestor pode concluir que, para alcançar uma determinada meta, aquele indicador de produtividade escolhido no princípio não se mostrou o mais adequado.

Apesar de ser reconhecidamente apaixonado por métricas, não defendo que a gente deva “medir por medir”. Se o indicador de produtividade pensado no início não se mostrou importante, é melhor descartá-lo do que continuar a mensurar algo pouco ou nada útil. 

Indicadores de Produtividade: 5 exemplos

Sempre que falo sobre a importância da gestão do tempo e seus impactos na produtividade, menciono a utilidade de medir quanto tempo se gasta em cada tarefa. Esse é um exemplo que gosto muito, porque se aplica tanto à esfera profissional quanto pessoal.

Muitas pessoas se queixam que “o dia não deu pra nada”, que “precisa de um dia com mais de 24 horas” etc. Mas isso não é verdade. O que essas pessoas precisam, antes de tudo, é entender no que elas gastam tanto tempo.

Se você não sabe quanto tempo você gasta fazendo determinada coisa, como você pode desejar ter mais tempo para realizá-la? Não faz sentido, certo?

Veja 5 exemplos de indicadores de produtividade mais comuns que separei.

1. Entregas no prazo

Pode ser utilizado tanto na produção de uma mercadoria quanto na prestação de serviço. Primeiro é preciso coletar as informações no cenário atual, encontrar oportunidades de melhoria, e propor o desafio de prazos menores sem comprometer a qualidade.

2. Prazo para resposta

Este indicador de produtividade é especialmente interessante para setores que trabalham no atendimento ao público. Mas pode ser utilizado também quando temos que cumprir prazos legais, por exemplo. Quanto melhor o atendimento, melhor a experiência do consumidor.

3. Taxa de rotatividade ou turnover

O turnover é interessante para gestores focados na questão dos recursos humanos. Uma rotatividade muito alta na equipe pode sinalizar falhas no recrutamento, incentivos ou ambiente de trabalho desfavoráveis, liderança ruim. 

4. Pontualidade dos funcionários

Se sua empresa tem controle de ponto, esse indicador de produtividade ajudará o gestor a identificar falhas no comportamento dos seus funcionários e buscar corrigi-las. Uma possível solução, por exemplo, seria viabilizar adaptações no horário de trabalho.

5. Taxa de conversão das vendas

Talvez um dos indicadores mais importantes de se monitorar, e que reflete a produtividade do time comprometido com marketing e vendas. Descontadas as sazonalidades, o ideal é que cada vez mais contatos sejam convertidos em vendas realizadas.

Você mede seus resultados? E a empresa onde trabalha? Quais indicadores de produtividade você usa? Se ainda não usa e está com alguma dúvida sobre o tema, deixa aqui nos comentários!

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