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Você sabe conduzir reuniões?

Um padrão no mundo corporativo nos dias de hoje para o fracasso da produtividade coletiva é sem dúvida o excesso de reuniões desnecessárias e mal conduzidas que os profissionais de todos os níveis estão sofrendo.

Na recente pesquisa que desenvolvemos com a revista Você S/A com mais de 2000 profissionais, 64% dos participantes afirmam que suas reuniões são mal conduzidas na empresa. Na prática, o que tenho visto no dia-a-dia implantando programas para resolver esse problema, é que muitas empresas ainda não dão a devida importância para esse problema e acabam literalmente jogando no ralo, milhões de reais por ano em horas de reuniões improdutivas (a cada 100 funcionários aproximadamente 500 mil reais no lixo).

O engraçado desta questão é que todo mundo sabe como deve ser feita uma reunião eficaz: realizar uma convocação com objetivos, focar no tema, evitar conversas paralelas, definir próximos passos, etc. Mas de nada adianta o conhecimento se poucas pessoas o aplicam na hora da reunião.

Um dos grandes fatores de sucesso no resultado das suas reuniões é uma condução eficaz e, para isso, você precisa ser treinado e aprender as técnicas de uma boa condução. Muitas pessoas acham que o líder é o condutor da reunião, mas isso nem sempre é verdade. A condução deve ser feita por uma pessoa que tenha as seguintes características: assertividade, objetividade, foco, tranquilidade, autocontrole, percepção aguçada e excelente capacidade de comunicação.

Se o líder não possui as características de um condutor de reuniões, é melhor que ele delegue essa função para algum membro da equipe que consiga fazer o processo ser produtivo. O condutor da reunião tem a missão de fazer com que ela atinja os objetivos propostos e, para isso, ele deve seguir algumas técnicas, que vou citar a seguir para você aplicar no seu ambiente de trabalho:

  • Abra a reunião clarificando os objetivos – Comece a reunião lendo o objetivo e a pauta da mesma (a qual deve ter sido estabelecida e enviada previamente a todos os participantes). Certifique-se de que todos os presentes agregam algo ao tema e que concordam no tempo proposto para a discussão. Deixe o objetivo e a pauta escritos e visíveis durante toda a reunião.
  • Permaneça de pé – Sempre que conduzo reuniões para clientes eu faço a condução de pé. Isso me permite evitar conversas paralelas (em função de meu posicionamento), observar os participantes (incentivando ou controlando a participação) e me ajuda a referenciar visualmente o objetivo escrito, quando o foco é perdido.
  • Utilize um relógio no centro da mesa – Um dos principais desafios para os condutores que são treinados e começam a aplicar as técnicas é o controle do tempo da reunião. Como sugestão, deixe um relógio grande no centro da mesa visível por todos, e não apenas você, para que todo o grupo seja conscientizado e se preocupe com o tempo.
  • Registre a memória da reunião – Para evitar que a conversa se perca ou fique prolixa, convém registrar as principais ideias discutidas na reunião e os próximos passos (com responsável e data). Costumo utilizar um software de Mapa Mental (quando um datashow está disponível) ou um flipchart para fazer esse registro.
  • Avalie o processo – Após a reunião faça uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e seu processo de condução, pois isso ajudará você a aprimorar sua técnica.

Conduzir uma reunião é um processo que é aprimorado na prática diária, vivenciando dificuldades e aprendendo com coisas que funcionam e outras que atrapalham. Toda empresa precisa treinar pessoas para conduzirem suas reuniões de forma mais eficaz e com isso economizar milhões por ano. É possível chegar a uma redução de 50% no volume de reuniões, mas isso depende do envolvimento de todos.

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